In der Geschäftswelt ist es häufig notwendig, eine wichtige Unternehmensmitteilung an eine Gruppe von Personen zu senden, um sie über Änderungen oder Überarbeitungen der Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu informieren. Wenn diese Personen einer formalen Gruppe angehören, gibt es mehrere Möglichkeiten, einen Brief an sie zu richten.
Eine Gruppe in einem Brief ansprechen
Verwenden Sie den offiziellen Namen für die Gruppe, wenn die Gruppe formal organisiert ist und unter diesem Namen erkannt wird. Wenn es sich bei der Gruppe beispielsweise um Töchter der Amerikanischen Revolution handelt, ist es vollkommen richtig, den Brief an die Gruppe zu richten und dabei "Sehr geehrte Töchter der Amerikanischen Revolution" zu verwenden. Dies ist der formalste Weg, um die Informationen in diesem Brief zu bestätigen Konsum der gesamten Gruppe. Es ist jedoch zweifelhaft, dass der Brief selbst mit der gesamten Gruppe geteilt wird, jedoch eher mit seinen Offizieren und Managern.
Es ist auch akzeptabel, die Gruppe mit ihrem kollektiven Titel anzusprechen und auf die Bezeichnung "Sehr geehrte" zu verzichten. Sie können einen Brief mit "An alle Kundenbetreuer" oder "An die Nachtschichtleiter" beginnen.
Wenn es sich bei der Gruppe um eine Gruppe handelt, in der Sie eine Person ansprechen möchten, deren Titel und Name nicht bekannt sind, empfiehlt es sich, die Begrüßung "An wen sie interessiert sein kann" zu verwenden. Während dieser Satz davon ausgeht, dass er für eine Person gedacht ist, ist dies der Fall geeignet für die Adressierung einer Gruppe. Diese Anrede ist zwar korrekt und angemessen, es fehlt jedoch die Befugnis, einen wichtigen Brief mit dem richtigen Namen und Titel der Kontaktperson zu adressieren.
Verwenden Sie eine einfache Bezeichnung wie „Verteilung“ oder sogar „Siehe Verteilung“ im Feld „An“ eines Geschäftsmemorandums, insbesondere wenn es sich bei dem Brief um einen internen Brief handelt. Die Namen aller Personen auf der Verteilerliste sollten im Brief vollständig bekannt gegeben werden, normalerweise als Teil des Fußzeilenabschnitts. Diese Liste kann alphabetisch oder nach Organisationshierarchie organisiert werden, wobei die Namen der Führungskräfte in der Rangfolge zuerst aufgeführt werden, gefolgt von einer alphabetischen Auflistung aller Untergebenen.
Geben Sie die Namen, Titel und Anschriften aller betroffenen Parteien an, wenn die Gruppe klein ist und nicht durch Verbindung mit einer einzelnen Firma verbunden ist. Diese Methode ist für die Empfänger des Schreibens eine Annehmlichkeit, die eine praktische Referenz für alle Parteien in einem einzigen Kommuniqué erhalten.
