Die Umstellung von der manuellen auf die computergesteuerte Buchhaltung ist ein Schritt für Schritt, der einfach und effizient durchgeführt werden kann. Wenn es das Ende des Geschäftsjahres ist, können Sie mit dem Beginn des neuen Geschäftsjahres beginnen. Es ist nicht notwendig, Daten aus früheren Perioden einzugeben, außer für den Jahresabschluss zum Jahresende. Ist dies nicht das Ende des Jahres, müssen Sie entscheiden, ob Sie bis zum Jahresende warten oder alle detaillierten Daten bis zu diesem Zeitpunkt in das System eingeben möchten.
Informieren Sie sich über die Computerausstattung, die Sie für Ihr computergestütztes Buchhaltungssystem benötigen. Die meisten PCs verfügen heute über die Kapazität für ein handelsübliches Buchhaltungspaket für ein kleines Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer über eine Festplatte mit mehreren Gigabyte Speicherplatz verfügt. Mit der Zeit werden Ihre computergesteuerten Datensätze wachsen und Sie möchten, dass der Computer einige Jahre hält. Außerdem benötigen Sie Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme sowie Internet- und E-Mail-Funktionen.
Richten Sie Ihre Computerausrüstung ein und stellen Sie Ihre Internetverbindung her. Dieser Schritt ist wichtig, da für alle Buchhaltungssoftwarepakete eine Online-Hilfe zur Verfügung steht, wenn ein Problem auftritt. Stellen Sie auch im Rahmen Ihrer Computer-Einrichtung ein Mittel zum Sichern Ihrer Dateien ein. Sie sollten Ihre Daten jeden Tag oder sogar häufiger sichern, wenn Sie an einem kritischen Punkt arbeiten. Dateien können problemlos auf tragbaren Laufwerken gesichert werden. Es ist wichtig zu wissen, dass ein Buchhaltungssystem eine Datenbank ist, aus der Informationen bei Bedarf abgerufen werden.
Ermitteln Sie, welche Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Die meisten kleinen Unternehmen sind mit einem Standard-Softwarepaket wie QuickBooks oder Peachtree zufriedenstellend.
Richten Sie das Softwarepaket ein, indem Sie den integrierten Menüs folgen. Erstellen Sie einen Kontenplan für Ihr Hauptbuch. Richten Sie Ihre Bankkonten ein und fügen Sie alle erforderlichen Informationen zu Ihren Lieferanten und Ihren Kunden hinzu.
Geben Sie die detaillierten Transaktionsdaten ein, die erforderlich sind, um die computergestützten Bücher auf den neuesten Stand zu bringen. Sie müssen die Jahresabschlüsse des Vorjahres als Anfangssalden für das laufende Jahr eingeben. Geben Sie dann die detaillierten Transaktionsdaten für jeden Monat des aktuellen Jahres ein, bis Sie auf dem neuesten Stand sind. Wenn es das Ende des Jahres ist, legen Sie einfach die Anfangssalden für das neue Jahr an und arbeiten Sie vorwärts und geben Sie Buchhaltungsdaten ein, wenn Transaktionen und Ereignisse auftreten. Sie arbeiten jetzt mit einem computergestützten Buchhaltungssystem.
Entscheiden Sie, ob Sie die Abschlüsse des Vorjahres in das System eingeben möchten. Um den elektronischen Datensätzen einen Verlauf zu geben, können Sie die Abschlüsse früherer Jahre hinzufügen. Sie können dies monatlich, vierteljährlich oder jährlich um mehrere Jahre tun. Es ist nicht notwendig, die detaillierten Transaktionsdaten zur Historie hinzuzufügen, es sollte jedoch ein Pfad zu den manuellen Aufzeichnungen vorhanden sein.
