Daten müssen immer leicht zugänglich sein, damit Mitarbeiter jederzeit und von überall aus an Daten arbeiten können. Das Internet war ein nützliches Instrument zur Verbesserung des Datenzugriffs. Daten online verfügbar zu haben, wenn ein Mitarbeiter unterwegs ist, ist ein Verfahren, mit dem große Datenmengen verwaltet werden.
Dateneingabe
Ein Teil der Datenverwaltungstechniken findet bereits vor dem Eintreten der Daten in die Datenbank statt. Die Daten müssen bei der ersten Eingabe korrekt sein, was bedeutet, dass die ursprünglich korrigierende Person die Daten korrekt aufzeichnen muss. Wenn beispielsweise ein Kunde eine Adressänderung per Telefon meldet, muss der Kundendienstmitarbeiter den Kunden richtig hören, damit die Adresse korrekt in die Datenbank eingegeben wird. Eine Technik zur Vermeidung von Fehlern besteht darin, die Informationen an den Kunden zurückzugeben.
Datensicherung
Daten, die verloren gehen, können sich nachteilig auf das Unternehmen auswirken, da es dem Unternehmen Zeit kostet, wenn es versucht, verlorene Daten zu ersetzen, so IBM. Unternehmen verlassen sich häufig auf Sicherungsmethoden, die wichtige Informationen speichern, damit diese Informationen abgerufen werden können, falls diese Informationen verloren gehen.
Datenbereinigung
Bei der Datenbereinigung werden falsche Daten korrigiert, Daten konsolidiert und irrelevante Daten gelöscht. Bei der Datenbereinigung werden sowohl automatisierte Softwareprogramme als auch manuelle Eingaben eines Datenbankadministrators verwendet. Während die Datenbereinigung Fehler beseitigt und die Produktivität und den Speicherplatz des Unternehmens erhöhen kann, kann der Datenbereinigungsprozess teuer und zeitaufwändig sein.
Ersetzungsdaten
Wie bereits erwähnt, werden Daten manchmal durch Software gesichert. Wenn ein Teil der Daten aus irgendeinem Grund geändert wird und die Daten nicht mehr ordnungsgemäß funktionieren, können die Daten durch die Sicherungsdaten ersetzt werden, die in der Vergangenheit funktionierten. Dann können die Programmierer feststellen, welche Änderungen die Daten beschädigt haben, und bestimmen, wie diese Daten in Zukunft besser aktualisiert werden können.
Kundendateneingabe
Unternehmen können Websites einrichten, auf denen Kunden Daten direkt eingeben können. Diese direkte Dateneingabe spart dem Unternehmen Geld, da es nicht erforderlich ist, dass ein Mitarbeiter die erforderlichen Formulare ausfüllt. Kunden können Daten auch selbst korrigieren, wenn ein Fehler vorliegt. Allerdings sind nicht alle Kunden technisch versiert genug, um über das Internet auf Online-Datenbanken zuzugreifen.
Doppelte Überprüfung
Daten, die sehr wichtig sind, sollten immer von zwei Augenpaaren geprüft werden. Wenn ein Mitarbeiter Daten bearbeitet, sollten diese Daten mit einer anderen Farbe bearbeitet werden, um anzuzeigen, dass die Änderung vorgenommen wurde. Ein zweiter Mitarbeiter kann sich dann die Datenbearbeitung ansehen, um sicherzustellen, dass keine Fehler gemacht wurden.
Berater für Datenmanagement
Viele Beratungsunternehmen sind auf Datenqualitätsmanagement spezialisiert. Diese Unternehmen prüfen, wie ein Unternehmen Datenverwaltungsprozesse durchführt, und geben Empfehlungen, wie diese Prozesse verbessert werden können.
