Beispiele für Kundendienstbriefe

Richten Sie Ihr Ziel aus, wenn Sie eine Beschwerde einreichen oder wenn Sie Unterstützung beim Kundendienst anfordern. Gewinnen Sie den Kundenservice-Briefkampf, indem Sie Ihre eigene Frustration meistern und eine höfliche, kohärente Bitte um Abhilfe zusammenstellen. Schreiben Sie einen Kundendienstbrief, um Ergebnisse zu erhalten, indem Sie einige einfache Richtlinien befolgen, die der Tradition der Zeitungsreporter sehr ähnlich sind.

Wer?

Adressieren Sie Ihren Brief sorgfältig. "Stellen Sie sicher, dass Sie es an … denjenigen schicken, der darauf reagieren kann", sagt Rosalie Maggio, Autorin von How to Say It.

Suchen Sie nach dem geeigneten Namen und der Adresse. raten Sie nicht oder nehmen Sie an Richten Sie Ihre Beschwerde an "John Smith, Director of Customer Service, ABC Gadget Corporation", und geben Sie die entsprechende Adresse an, anstatt einfach "Customer Service Department".

Rufen Sie das Firmenbüro an, um Informationen zu erhalten, suchen Sie nach Online-Ressourcen wie Hoover (Ressource unten) oder versuchen Sie es mit dem Better Business Bureau, wenn Sie weitere Unterstützung benötigen.

Was, wo und wann?

Verwenden Sie eine würdevolle Sprache in Ihrem Brief. Identifizieren Sie das Produkt oder die Dienstleistung, zu der Ihre Beschwerde gehört. Geben Sie Details wie Marke, Modell, Jahr, Lieferdatum oder Installationsdatum an.

"Wenn Sie das Problem beschreiben, seien Sie genau und auf den Punkt. Wenn Sie lediglich angeben, dass das Produkt nicht funktioniert hat, werden keine ausreichenden Informationen bereitgestellt. Eine detaillierte Zusammenfassung Ihrer Beschwerde hilft dem Unternehmen, Ihr Problem zu lösen", schlägt die RocketLawyer-Website vor. welche Vorlagen für Kundenbeschwerden bereitstellt.

"Ich habe vor drei Wochen ein MagnaGadget-Set gekauft und bekam Probleme, sobald ich es ausgepackt hatte. Die Gadgets bleiben nicht auf dem Rack oder am Griff", gibt viel mehr Informationen als "Ihre Produkte stinken!" Stellen Sie dem Unternehmen die Werkzeuge zur Verfügung, die es für die Bearbeitung Ihrer Beschwerde benötigt.

Wie?

Schreiben Sie die Schritte auf, die Sie bisher unternommen haben, um das Problem zu lösen. Erklären Sie, was Sie getan haben und welche Antwort Sie erhalten haben.

"Das Geschäft, in dem ich das Set gekauft habe, verwies mich an Ihre örtliche Kundendienstabteilung hier in Metro. Mr. George Allenby in diesem Büro erklärte, sie könnten mir nicht helfen, seit ich das Set von einem Discount-Shop gekauft habe. Mein Kauf basierte auf ABCs Ruf für zuverlässige Geräte und ich bin sehr enttäuscht von der bisherigen Antwort."

Bieten Sie eine spezifische und zufriedenstellende Lösung für das Problem. "Ich glaube, dass ABC ein gutes Produkt ist. Dies ist wahrscheinlich nur ein kleiner Fehler für das Unternehmen, aber es ist ein großes Problem für mich. Wenn ABC das defekte MagnaGadget-Set ersetzen würde, wäre ich glücklich." Geben Sie dem Unternehmen die Möglichkeit, die Dinge richtig zu machen, aber vernünftig sein.

Warum?

Behandeln Sie den Empfänger des Briefes so, wie Sie es wünschen, behandelt zu werden: Würde und gutes Benehmen geben Ihnen ein besseres Ergebnis als Unhöflichkeit und beleidigendes Verhalten. Befolgen Sie diesen Rat: "… denken Sie daran, taktvoll, aber fest zu sein. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie Unrecht getan haben, bleiben Sie bei den Waffen und seien Sie nicht zufrieden, bis das Problem behoben ist", betonte Margaret McCarthy in diesem Schreiben Einfach gemacht. Erwerben Sie den Respekt des Empfängers des Briefes mit einer höflichen und vernünftigen Herangehensweise, und Sie werden mit größerer Wahrscheinlichkeit das Problem zu Ihrer Zufriedenheit lösen.