Ob Sie eine Wohltätigkeitsorganisation leiten, die jährliche Ferienparty veranstalten oder ein neues Schulungsprogramm beginnen und einen Berater benötigen, Anforderungsschreiben sind ein wichtiges Instrument, um Hilfe zu gewinnen. Geschäftsbriefe sollten kurz und präzise sein und alle relevanten Informationen enthalten, die Ihr Empfänger benötigt, um eine Entscheidung zu treffen und zu handeln. Darüber hinaus müssen Sie das Anwerbungsgesetz in Ihrer Nähe kennen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.
Identifizieren Sie das Ziel Ihres Briefes. Bitten Sie um Spenden oder suchen Sie ein Angebot für eine Vertragsarbeit? Aufforderungsschreiben werden häufig von Organisationen wie Wohltätigkeitsorganisationen eingesetzt, die Spenden suchen, oder von Unternehmen, die Angebote von potenziellen Anbietern für eine bestimmte Veranstaltung, Initiative oder ein bestimmtes Programm einholen. Erstellen Sie eine umfassende Liste der zuständigen Stellen, an die Sie das Schreiben senden möchten, und stellen Sie sicher, dass sie die Kriterien für die gewünschten Dienstleistungen erfüllen.
Beschreiben Sie die relevanten Details. Um die bestmögliche Antwort zu erhalten, sollte Ihr Brief spezifische Verweise auf die gewünschten Dienstleistungen enthalten. Zu diesen Details gehören Datum und Uhrzeit der Veranstaltung oder des Projekts sowie die erforderlichen Aufgaben. Das Schreiben sollte außerdem ausdrücklich ein Angebot des Empfängers zur Ausführung der angeforderten Aufgaben verlangen. Wenn es sich um eine Spendenaktion für eine gemeinnützige Organisation handelt, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie nach Geld fragen. Sie sollten auch die Mindest- oder Standardspende zeigen, die Sie erwarten. Wenn Sie keine Mindestspende haben, können Sie auch diese Informationen angeben.
Vorteile hinzufügen. Sagen Sie der Entität in dem Brief, welche Vorteile sie aus ihrer Teilnahme an Ihren Bemühungen ziehen wird. Zu den Vorteilen kann eine Form der Werbung für sein Unternehmen oder seine Organisation oder die öffentliche Anerkennung seiner Taten gehören. Geben Sie an, welche Art von Werbung dies sein wird, wo es erscheint und für welchen Zeitraum.
Machen Sie die Prosa klar. Inhalt und Gestaltung des Briefes sollten klar, prägnant und respektvoll sein. Vermeiden Sie blumige Sprache und ungeschickte Satz- und Absatzstruktur. Respektieren Sie die Tatsache, dass Ihre Zielgruppe beschäftigt ist und das Material effizient und einfach durchlesen wird.
Seien Sie sich der örtlichen Anwerbungsgesetze bewusst. In vielen Bundesstaaten gibt es Gesetze zur Anwerbung von Geschäften oder Geld. Zum Beispiel kann es sein, dass eine gemeinnützige Organisation sich formell beim Staat registrieren muss, bevor solche Briefe verteilt werden können. Wenn Sie sich genau um diese Dinge kümmern, wird Ihr Projekt nicht nur legal in Gang gebracht, sondern Sie werden auch beträchtliche Kopfschmerzen bei den staatlichen und lokalen Beamten sparen. Beginnen Sie mit Ihrem Staatscomputer, um Ihre Rechte und Pflichten zu ermitteln.
