Das Ändern der Abrechnungsverfahren Ihres Unternehmens kann sich darauf auswirken, wie Sie mit zahlreichen Kunden Geschäfte machen. Sie können nicht einfach geplante Rechnungsdaten ändern, Zahlungsbeträge erhöhen oder Ihre Bedingungen anderweitig ändern, ohne Ihre Kunden vorher darüber zu informieren. Ansonsten drohen Ihnen Anrufe, Beschwerden, Einnahmeverluste und negative Kommentare. Fertigen Sie den Brief, den Sie Ihren Kunden senden, so, dass sie vollständige Antworten auf das "wer, was, wann und wo" Ihrer neuen Richtlinien enthält.
Zweck klären
Formelle Ankündigungen von Verfahrensänderungen sollten mit klaren Aussagen über die Informationsquelle, die betroffene Bevölkerung und die Art der Änderung geöffnet werden. Um dieses Ziel zu erreichen, verwenden Sie den Briefkopf Ihres Unternehmens, damit der Empfänger Ihre Identität sofort kennt. Wenn Sie Ihre Nachricht in einer Textverarbeitungssoftware als Seriendruckprojekt einrichten, können Sie jedem Brief eine angepasste Anrede hinzufügen, um die gefürchtete Einführung des "Sehr geehrten Kunden" zu vermeiden, die jede Nachricht entwertet. Bekräftigen Sie Ihre Wertschätzung für das Geschäft des Empfängers und erläutern Sie die politischen Grundlagen in einem kurzen ersten Absatz. Zum Beispiel können Sie Folgendes ankündigen: "Weil wir Sie als Kunden wertschätzen, setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung, um Sie über eine bevorstehende Änderung unserer Abrechnungsverfahren zu informieren, die sich auf Ihr Konto bei uns auswirkt."
Stellen Sie Details bereit
Nachdem Sie das allgemeine Thema Ihrer Kommunikation vorgestellt haben, gehen Sie im nächsten Abschnitt auf den Punkt. Erläutern Sie - so kurz wie möglich - die bevorstehende Änderung und wie sich die neuen Regeln von den alten unterscheiden. Kunden möchten genau wissen, wie sich Ihre Richtlinien auf sie auswirken. Wenn Sie keine eindeutige, logische Erklärung vorlegen, die alle offensichtlichen Fragen beantwortet, die sich daraus ergeben, klingelt Ihr Telefon kurz nachdem Ihre Briefe in den Mailboxen der Empfänger eingegangen sind. Um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Details angesprochen haben, bitten Sie Freunde, Kollegen oder andere Außenstehende, Ihren Brief in den Prototypen zu lesen und Ihre Botschaft anhand der von ihnen aufgeworfenen Fragen zu verfeinern.
Bestätigen Sie das Timing
Bestimmen Sie genau, wann die Änderungen wirksam werden. Wenn Kunden beginnen müssen, eine neue Zahlungsadresse zu verwenden, die für einen bestimmten Abrechnungszyklus eines Monats gültig ist, sagen Sie ihnen "Beginnen Sie mit Ihrer Monat und Jahr Zahlung, senden Sie Ihren Scheck bitte an Adresse." Wenn sich die Zahlungsbedingungen für Kunden ändern, sagen Sie ihnen "Wir erhöhen Ihre Mindestzahlung von Anzahl auf Anzahl Prozent Ihres Kontostandes ab Monat und Jahr." Um Verwechslungen zu vermeiden, verwenden Sie diese Timing-Anweisung, um die Änderung zu rekapitulieren und ein vollständiges Datum anzugeben, damit Ihr Brief zu einer zukunftsfähigen Referenz für die Kundenakten wird.
Machen Sie es offiziell
Vergewissern Sie sich vor dem Schließen Ihres Briefes, dass Ihre Änderungen keine optionalen Ausdrücke darstellen. Kunden müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie Ihre Verfahren nicht ablehnen können, es sei denn, sie schließen ihre Konten, und dass die Fortsetzung der Geschäftsbeziehungen mit Ihnen über den Zeitpunkt der Änderung hinaus bestätigt, dass Sie Ihre neuen Regeln akzeptieren und damit einverstanden sind. Geben Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen an, auch wenn dies alles als Teil Ihres Briefkopfs erscheint, und betonen Sie, dass Sie Kundenanfragen begrüßen, wenn sie Fragen oder Kommentare haben.
