Telefonkonferenzen sind eine der Möglichkeiten, mit der sich Führungskräfte und Mitarbeiter treffen, um Geschäfte zu besprechen. Ob in derselben Stadt oder in der ganzen Welt verstreut, durch Telefonkonferenzen können Sie alle in Echtzeit in einem Raum zusammenbringen. Es gibt mehrere Schritte, um eine produktive und informative Konferenz zu gewährleisten.
Agenda
Wenn Sie einen Zeitpunkt und ein Datum für Ihre Telefonkonferenz festgelegt haben, müssen Sie die entsprechenden Schritte zur Vorbereitung der Besprechung durchführen. Wenn Sie der Konferenzleiter sind, füllen Sie eine Agenda für Ihre Telefonkonferenz aus und verteilen Sie diese rechtzeitig vor dem geplanten Termin an die Teilnehmer. Ihre Tagesordnung sollte das Datum und die Uhrzeit enthalten. Es ist eine gute Idee, die Zeitzone für die Personen in Ihre Agenda aufzunehmen, die sich möglicherweise außerhalb Ihres Standorts befinden. Die Tagesordnung sollte auch den Beginn und das Ende der Besprechung sowie eine kurze Beschreibung jedes Themas in der Reihenfolge der Priorität sowie die Namen der verantwortlichen Personen und die vorgeschlagene Zuteilungszeit für jedes Thema enthalten. Wenn für die Konferenz eine Vorbereitung vor dem Meeting erforderlich ist, listen Sie diese Anforderungen auf der Tagesordnung auf.
Konferenz
Testen Sie Ihre Leitungen, um sicherzustellen, dass Sie eine aktive und klare Verbindung haben. Wenn Sie ein schnurloses Telefon verwenden, stellen Sie vor dem Meeting sicher, dass das Telefon voll aufgeladen ist. Kommen Sie mindestens fünf Minuten im Voraus zur Konferenz.
Wenn Sie Teilnehmer sind, erhalten Sie eine Konferenznummer von Ihrem Leiter. Rufen Sie die Konferenzleitung an. Sie werden aufgefordert, Ihre Konferenznummer einzugeben. Nachdem Sie die Nummer eingegeben haben, werden Sie aufgefordert, Ihren Namen anzugeben. Geben Sie deutlich Ihren Vor- und Nachnamen an. Möglicherweise müssen Sie die Raute-Taste (#) drücken. Nachdem Sie diesen Vorgang abgeschlossen haben, teilt Ihnen das System mit, dass Sie an der Konferenz teilnehmen, und informiert Sie darüber, wie viele Personen derzeit teilnehmen. Wenn Sie vor dem Anführer angekommen sind, werden Sie in einen Wartemodus versetzt, bis der Anführer ankommt.
Einführungen
Hören Sie zu, bevor Sie sprechen. Wenn der Leiter angekommen ist, die Besprechung jedoch noch nicht begonnen hat, hören Sie möglicherweise eine subtile Nebenbesprechung. Sagen Sie in einer angenehmen Stimme Hallo und stellen Sie sich vor. Schalten Sie Ihr Telefon stumm, bis das Meeting beginnt. Wenn Sie keine Stummschalttaste haben, verwenden Sie die Stummschaltfunktionen, die von der Konferenzleitung bereitgestellt werden.
Wenn das Meeting beginnt, nimmt Ihr Leiter einen Appell entgegen. Wenn der Leiter Ihren Namen anruft, bestätigen Sie Ihre Anwesenheit auf klare und professionelle Weise, z. B. "Ja, ich bin hier" oder "Hallo. Dies ist …". Der Leiter kann Sie bitten, sich kurz bei den anderen Teilnehmern zu identifizieren. Wenn ja, geben Sie Ihren Namen an und geben Sie einen Überblick über Ihren Job in 20 bis 25 Sekunden, so wie er zum Anruf gehört. Bleiben Sie kurz, sprechen Sie klar und bleiben Sie professionell.
