Treffen, Retreats und Aktivitäten von Jugendgruppen müssen im Voraus geplant werden, damit Sie wissen, was Sie tun und innerhalb einer bestimmten Zeit erledigen möchten. Am besten dokumentieren Sie Ihre Pläne, indem Sie eine Agenda erstellen. Tagesordnungen sind wie Listen, die die Reihenfolge der Diskussionen oder Aktivitäten festlegen, die Sie während Ihrer gemeinsamen Zeit durchführen möchten. Indem sie Jugendlichen eine altersgerechte Agenda geben, können sie mitverfolgen, welche Arten von Dingen als nächstes passieren.
Schreiben Sie den Namen Ihres Jugendprogramms oben in ein Standarddokument in Briefgröße. Geben Sie das Datum und gegebenenfalls die Start- und Endzeit darunter ein. Geben Sie auch den Ort des Programms an.
Listen Sie die Aktivitäten oder Diskussionen in der Reihenfolge auf, in der sie stattfinden sollen. Jede einzelne Aktivität oder jeder Diskussionspunkt sollte ein Aufzählungszeichen oder eine Nummer daneben haben. Im Listenformat lautet ein Beispiel: "I) Icebreaker-Aktivitäten, II) Kennenlernen des Begrüßungspakets, III) Gruppenworkshop …"
Erstellen Sie die Liste der Aktivitäten und Diskussionen in einer logischen Reihenfolge, die nacheinander sinnvoll ist. Die Agenda wird von oben nach unten verfolgt, so dass die Aktivitäten und Diskussionen reibungslos ablaufen.
Fügen Sie Punkte auf die Tagesordnung, die Sie möglicherweise beim letzten Meeting oder beim Rückzug nicht besprochen haben. Widmen Sie diesen Folgemaßnahmen einen Teil der Tagesordnung. Sie können am Ende der Tagesordnung einen neuen Abschnitt erstellen und diesen als "Vorherige Diskussionselemente" oder "Folgeelemente" bezeichnen.
Geben Sie sich Zeit für eine kleine Pause in der Agenda, vor allem wenn es sich um ein langes Treffen oder einen Rückzug handelt. Im Gegensatz zu Erwachsenen kann es sein, dass Jugendliche nicht in der Lage sind, lange Zeit zu sitzen und trotzdem die Konzentration und Aufmerksamkeit erfolgreich aufrechtzuerhalten.
Widmen Sie das Ende der Tagesordnung einer Frage-und-Antwort-Sitzung für Jugendliche. Hier haben Jugendliche die Chance, sich über Dinge zu informieren, die sie verwirrt haben, oder Fragen zu stellen, was behandelt wurde.
