Abrechnungskunden und Kunden sind nicht immer reibungslos. Wenn sich herausstellt, dass eine Rechnung zu hoch oder zu niedrig ist, kann ein Unternehmen ein Lastschrift- oder Gutschriftsmerkmal ausstellen, um es zu korrigieren. Banken verwenden Memos, um Anpassungen an Geschäftskonten vorzunehmen. Das Unternehmen auf der Empfangsseite eines Memos kann damit nachverfolgen, wie viel seine Kontobücher angepasst werden müssen.
Rechnungen: Lastschrift gegen Kredit
Angenommen, Sie rufen einen Klempner für Ihr Unternehmen an und legen fest, dass diese in den Bädern arbeiten sollen. Der Klempner schreibt eine Rechnung auf, aber es gibt eine falsche Berechnung. Die Firma kann ein Lastschrift-Memorandum ausstellen, wenn Sie eine zu geringe Rechnung erhalten, oder eine Gutschrift, wenn sie zu viel berechnet. Es kann auch eine geänderte Rechnung mit der korrekten Summe ausstellen.
Das Memo sollte erklären, warum die Rechnung angepasst werden muss. In einer Gutschrift eines Lieferanten kann beispielsweise angegeben werden, dass Ihre Rechnung angepasst wurde, weil Sie einige der bestellten Waren zurückgegeben haben. Wenn Sie bereits vor Erhalt der Gutschrift bezahlt haben, können Sie eine Barzahlung verlangen oder einen Rabatt für die nächste Bestellung verwenden.
Wenn Sie die Rechnung noch nicht bezahlt haben, erfassen Sie die Notiz, indem Sie Ihre Kreditoren anpassen. Der Verkäufer verbucht es ebenfalls als Berichtigung der Forderungen.
Memos und Banken
Banken verwenden auch Gutschriften und Lastschriften als Posten auf Kontoauszügen von Unternehmen. Sie können eine Einzugsermächtigung sperren, wenn die Bank Ihr Konto mit Gebühren belasten muss, wie z. B. unzureichende Mittel, Servicegebühren oder Druckkosten für Schecks. Möglicherweise erhalten Sie eine Gutschrift für die auf dem Konto erzielten Zinsen.
Sie müssen die Beträge aus Lastschriften und Gutschriften in Ihre Finanzunterlagen aufnehmen. Sie tun dies, wenn Sie Ihre Bücher mit Ihrem Kontoauszug abgleichen. In Ihrer Bilanz erhöht oder verkleinert ein Memo Ihr Geldkonto und wirkt sich auch auf andere aus, beispielsweise auf verschiedene Ausgaben oder Zinsen, je nachdem, ob das Konto wächst oder schrumpft.
Interne Memos
Manchmal ist eine Lastschrift oder Gutschrift für Ihre eigenen internen Vorgänge hilfreich. Unternehmen geben Gutschriften und Lastschriften aus, wenn sie einen geringen Kontostand aufheben. Angenommen, Ihr Kunde hat bei seiner letzten Bestellung 5 US-Dollar überbezahlt. Sie senden ihm eine Rückerstattung und passen dann Ihre Konten an, um den Verlust von 5 USD zu berücksichtigen.Ein Memo ermächtigt Ihre Steuerberater, die Änderung an seinem Konto vorzunehmen.
