Jeder hat einen schlechten Kundenservice erlebt und heutzutage erwarten wir mehr für unser Geld. Wenn Sie der richtigen Person einen richtig formulierten Brief schreiben, um zu erklären, was passiert ist, erhalten Sie abhängig von Ihrem Problem möglicherweise eine Rückerstattung oder einen Ersatz.
Sammeln Sie die Fakten. Wenn Sie eine Quittung von einem Kauf haben, haben Sie diese vor Ihnen. Stellen Sie sicher, dass Sie Datum und Uhrzeit des Vorfalls sowie den Namen des zuständigen Mitarbeiters kennen, falls möglich.
Kritzeln Sie Ihre Beschwerden zuerst ein. Nach einer Erfahrung mit schlechtem Kundenservice sind Sie manchmal wütend und denken nicht rational. Kritzeln Sie das alles zuerst und holen Sie es aus Ihrem System heraus!
Finde heraus, an wen der Brief gerichtet werden soll. Wenn ein Mitarbeiter Sie schlecht behandelt hat, finden Sie heraus, wer der Filialleiter ist. Ein kurzer Blick auf das Internet oder ein kurzes Telefonat liefert Ihnen diese Informationen. Wenn es sich um einen Manager handelt, müssen Sie herausfinden, wer der Eigentümer oder Regionalmanager ist, um den Brief in die richtigen Hände zu bekommen. Viele größere Unternehmen haben ein Formular, das Sie online ausfüllen können, aber diese erhalten fast nie eine Antwort. Es ist besser, einen eigenen Brief zu schreiben und zu versenden.
Schreiben Sie Ihren Brief. Versuchen Sie im ersten Abschnitt, etwas Gutes über das Geschäft oder die Erfahrung zu erwähnen. Wenn Sie dort schon ohne Probleme eingekauft haben, sagen Sie ihnen das. Durch das Hinzufügen einiger positiver Kommentare wird der Gesamtton des Briefes verbessert.
Erklären Sie in den folgenden Abschnitten die Situation. Notieren Sie Datum, Uhrzeit und den Namen des Mitarbeiters und gehen Sie detailliert auf das ein, was schiefgegangen ist und warum es für Sie inakzeptabel war.
Fügen Sie nach Ihrer Beschwerdeliste einen Absatz mit dem hinzu, was Sie wünschen, um die Dinge richtig zu stellen. Wenn Sie essen gehen und das Essen war schrecklich, fragen Sie nach einer kostenlosen Mahlzeit, damit Sie ihrem Restaurant eine weitere Chance geben können. Wenn das Produkt Junk war, fordern Sie eine Rückerstattung an, damit Sie anderswo ein besseres Produkt kaufen können. Wenn Sie nur schreiben, um sie auf eine schlechte Situation aufmerksam zu machen, sagen Sie ihnen das.
Schließen Sie Ihren Brief ab, indem Sie erneut etwas Positives über das Unternehmen oder die Dienstleistung aussagen.
Unterschreiben Sie Ihren Brief und geben Sie Ihren Namen, Ihre Adresse und Telefonnummer unter Ihrer Unterschrift an, damit der Manager / Eigentümer Sie kontaktieren kann.
Der beste Weg, um diesen Brief in die richtigen Hände zu bekommen, ist es, ihn, wenn überhaupt möglich, von Hand zuzustellen. Wenn die Situation vor Ort aufgetreten ist, gehen Sie in den Laden und bitten Sie, mit der Person zu sprechen, an die Sie den Brief gerichtet haben. Dadurch erhalten Sie viel schnellere Ergebnisse. Sie können den Brief dann und dort erklären oder Sie können ihn ihnen einfach übergeben und gehen.
Wenn die Zustellung von Hand nicht möglich ist, verschicken Sie den Brief.
Geben Sie dem Manager etwa eine Woche, um sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Wenn Sie nach dieser Zeit nichts mehr hören, rufen Sie sie an und fragen Sie, ob Ihr Brief eingegangen ist. Oft arbeiten sie an einem Plan, um Sie als Kunden zu behalten, und manchmal dauert es mehr als ein paar Tage, bis Sie herausgefunden haben.
Wenn das Unternehmen alles in seiner Macht Stehende tut, um die Dinge richtig zu machen, sagen Sie es den Leuten. Guter Kundenservice verdient es, durch Mundpropaganda verbreitet zu werden!
Tipps
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Schreiben Sie den Brief nicht, wenn Sie immer noch wütend sind. Gönnen Sie sich ein paar Tage, um sich zu beruhigen.
