Viele Leute denken, dass eine Empfangsdame und eine Sekretärin die gleiche Arbeit haben, die gleichen Verantwortlichkeiten und die beiden Berufsbezeichnungen sind austauschbar. Der Grund, warum die Leute diese Annahme vertreten, ist, dass sowohl Sekretäre als auch Rezeptionisten häufig Telefone beantworten und Schreibaufgaben erledigen. Die beiden Jobs sind völlig unterschiedlich, da eine Sekretärin und eine Rezeptionistin unterschiedliche Rollen und Anforderungen haben.
Sekretär
Die Aufgaben einer Sekretärin variieren je nach Art der Sekretärin und Größe der Organisation. Die Geschäftsentwicklung hat sich mit dem technologischen Fortschritt verändert. In der Vergangenheit hatte jeder Manager eine eigene Sekretärin. Aufgrund von E-Mail und automatisierter Voicemail kann eine Sekretärin für mehrere Manager arbeiten. In einem kleinen Unternehmen kann es eine Sekretärin für alle Manager geben. Sie kümmert sich um alle E-Mails, legt Termine fest, bestellt Vorräte und beantwortet das Telefon. Wenn die Sekretärin nur für ein oder zwei Manager tätig ist, erhält sie häufig zusätzliche Aufgaben, die denen eines Administrators ähnlich sind. Beispielsweise könnte eine Personalsekretärin Referenzen überprüfen. Eine Sekretärin muss in der Regel mindestens über ein Abitur verfügen, und viele Büros ziehen es vor, diejenigen zu beauftragen, die einen Abschluss in Geisteswissenschaften, ein Sekretariat oder ein Diplom oder eine Zertifizierung von einer Verwaltungsfachschule haben. Eine Sekretärin muss auch über eine schnelle Schreibgeschwindigkeit verfügen, über Computer- und Kommunikationskenntnisse sowie über die Fähigkeiten der Menschen verfügen, berichtet die State University.
Empfangsmitarbeiter
Eine Empfangsdame ist, wer Sie zuerst sehen, wenn Sie in die Tür eines Unternehmens treten. Die Rezeptionistin begrüßt Besucher, beantwortet das Telefon, schreibt Briefe und Dokumente und hält den Rezeptionsbereich während des Arbeitstages sauber. Ein Empfangsmitarbeiter kann auch Besucher in ein Unternehmen ein- und ausmelden, E-Mails sortieren, ein Anwesenheitsprotokoll führen und Briefe, Berichte und E-Mails korrigieren. Ein Abitur ist in der Regel bevorzugt. Wenn Sie jedoch intelligent sind und ein freundliches Auftreten und ein freundliches Auftreten haben, schätzen Arbeitgeber diese Eigenschaften häufig gegenüber der formalen Ausbildung. Nach Angaben der State University bieten einige Unternehmen an den Rezeptionisten Schulungen am Arbeitsplatz an.
Unterschiede in der Jobverantwortung
Zu den Aufgaben eines Empfangsmitarbeiters gehört es, die Besucher der Firma zu begrüßen. Eine Sekretärin ist normalerweise nicht für die Begrüßung der Besucher verantwortlich. Eine Sekretärin kann Besucher begrüßen, aber nur, wenn sie einen bestimmten Manager besuchen, für den die Sekretärin arbeitet. Die Sekretärin arbeitet speziell für einen oder mehrere Manager. Die Rezeptionistin vertritt das gesamte Unternehmen und arbeitet nicht speziell unter Personen. Eine Sekretärin könnte zusätzliche Verantwortlichkeiten haben, z. B. das Planen von Terminen, die Bestellung von Waren, die Organisation von Reisearrangements und die Abwicklung von Bargeld. Er kann abhängig von seinem Typ auch zusätzliche Verantwortlichkeiten haben, z. B. rechtlich, finanziell oder Marketing. Die Verantwortlichkeiten eines Empfangsmitarbeiters sind allgemein - Begrüßung, Beantwortung von Telefonen, Sortieren von Post und andere kleine Verantwortlichkeiten, die vom Unternehmen gemäß der State University festgelegt werden.
Andere Unterschiede
Der Schreibtisch der Rezeptionistin befindet sich häufig im sichtbarsten Bereich des Unternehmens. Sie ist die erste Person, die Sie sehen, wenn Sie die Firma betreten. Das Sekretariat oder der Bereich befindet sich häufig in der Nähe der Manager, für die sie arbeitet. Außerdem muss eine Sekretärin in der Regel mindestens ein Abitur und sogar eine Hochschulzertifizierung oder einen Hochschulabschluss besitzen. Für eine Rezeptionistin wird ein Abitur bevorzugt, aber nicht immer verlangt. Im Jahr 2009 betrug das durchschnittliche Jahresgehalt für Empfangsmitarbeiter und Informationssachbearbeiter 26.010 USD, das durchschnittliche Jahresgehalt für untergeordnete Sekretäre betrug 31.060 USD und das durchschnittliche Jahresgehalt für Exekutivsekretäre und Verwaltungsassistenten betrug laut dem Bureau of Labor Statistics 44.010 USD.
