Wenn ein neuer Mitarbeiter dem Team beitritt, haben die Personaladministratoren gegenüber dem Unternehmen und dem Mitarbeiter die Verantwortung, die richtigen Informationen zu sammeln und bereitzustellen. Dies beinhaltet sowohl die vom Bund vorgeschriebenen Dokumentationen als auch unternehmensspezifische Details. Während die Protokolle je nach Arbeitgeber variieren können, gibt es bei den meisten HR-Neueinstellungs-Checklisten Gemeinsamkeiten.
Steuerformulare
Neue Mitarbeiter müssen ein Steuererklärungformular ausfüllen, normalerweise ein Formular W-4. Unabhängige Auftragnehmer können eine 1099 abschließen. Die Mitarbeiter müssen angeben, dass sie von der Quellensteuer befreit sind. Mitarbeiter müssen außerdem innerhalb von drei Tagen nach der Einstellung ein Formular I-9 ausfüllen, das ihr Recht auf Arbeit in den Vereinigten Staaten belegt. Der Arbeitgeber muss zwei Dokumentationsformulare erhalten, die das Recht des Arbeitnehmers bestätigen. Beispiele hierfür sind ein aktueller US-Pass, eine Sozialversicherungskarte, eine Wählerregistrierungskarte, ein Führerschein oder ein Personalausweis. Darüber hinaus müssen neue Mitarbeiter möglicherweise Unterlagen für die Einkommensteuererklärung des Staates ausfüllen.
Leistungen
Während die Leistungen für Arbeitnehmer von Unternehmen zu Unternehmen variieren, umfassen die üblichen Leistungen in der Regel bezahlte Freistunden wie Urlaub, persönliche Leistungen, Krankheitstage und Feiertage. Die Leistungen umfassen auch die Krankenversicherung, die Lebensversicherung sowie die kurz- und langfristige Invaliditätsversicherung. Vorsorgeoptionen wie Pensionspläne und 401k-Pläne sollten besprochen werden, und die Mitarbeiter sollten alle ihre Leistungsinformationen schriftlich erhalten. Einige Unternehmen bieten andere Vorteile, wie z. B. flexible Arbeitszeit, Bonusvergütung, Wellness-Teilnahme und Unternehmensrabatte. Neue Mitarbeiter sollten über alle derartigen Vorteile informiert werden, wenn sie ihre Arbeit aufnehmen.
Orientierung
Die Mitarbeiterorientierung kann in Form von Meetings oder Seminaren sowie Online-Tutorials und gedruckten Begrüßungspaketen abgehalten werden. Orientierungsinformationen umfassen typischerweise Unternehmensrichtlinien und -verfahren, Gehaltsdaten, Arbeitszeitnachweise und Parkinformationen. In einigen Unternehmen gibt es Sicherheitsverfahren wie Ausweise oder Anmeldeanforderungen sowie Computersicherheit, die ebenfalls in die Orientierung einbezogen werden sollten. Die Personalabteilung kann gebeten werden, sich während der Mitarbeiterorientierung mit sexueller Belästigung und Unternehmensethik zu befassen. Andere Themen können Bürozubehör und Arbeitsstation einrichten.
