Richtlinien und Verfahren, Vertraulichkeitsvereinbarungen und erforderlichenfalls Wettbewerbsverbote sind für den Schutz vertraulicher Informationen in Unternehmen jeder Größenordnung von entscheidender Bedeutung. Es kann jedoch nicht ausreichen, Ihre Mitarbeiter dazu zu verpflichten, eine Vielzahl von Vereinbarungen zu unterzeichnen, und es ist nicht ausreichend, einen Vertraulichkeitsbereich in ein Mitarbeiterhandbuch aufzunehmen. Sowohl Neueinstellungen als auch fortlaufende Schulungen zur Vertraulichkeit, die eine Überprüfung der Richtlinien und Rechtsvorschriften sowie Rollenspiele und eine Frage-und-Antwort-Sitzung umfassen, können die Teilnahme erhöhen, was wiederum die Wirksamkeit der Richtlinien und Verfahren erhöht.
Grundlehrplan
Ein grundlegender Lehrplan sollte sich mit Themen befassen, die speziell für Ihr Unternehmen relevant sind. Häufige Themen sind Geschäftspläne, Beschäftigungsnachweise und Personalakten, Kundeninformationen, in Computerdateien gespeicherte Daten, Forschungs- und Entwicklungsstrategien, Finanzinformationen, Marketing- und Preisstrategien sowie Lieferanteninformationen. Jedes Schulungsthema sollte den Mitarbeitern helfen zu verstehen, warum Vertraulichkeit wichtig ist und welche möglichen Konsequenzen dies für die Nichteinhaltung der Vorschriften mit sich bringen kann, sie können Grenzen der Vertraulichkeit festlegen und die Mitarbeiter in den Umgang mit Vertraulichkeitsstörungen einweisen.
Verfahrensschulung
Die meisten Schulungen konzentrieren sich auf die Erklärung der Vertraulichkeitsrichtlinien und -verfahren. Zum Beispiel kann ein Sicherheitsmodul die Bedeutung von "Need to know" definieren und Verfahren zum Sichern von Computern beim Verlassen einer Workstation beschreiben, auch nur für einen Moment. Ein Kommunikationsmodul kann autorisierte und nicht autorisierte Methoden zum Identifizieren und Übertragen vertraulicher Informationen identifizieren. Ein Informationsentsorgungsmodul kann Verfahren zum Vernichten von papierbasierten Dokumenten oder zum Löschen von Daten aus Computerdateien oder zum Zerstören einer Festplatte beschreiben, bevor ein alter Computer entsorgt wird.
Rechtliche Anforderungen
Unternehmen, die dem Krankenversicherungsportabilitätsgesetz von 1996 unterliegen, müssen die HIPAA-Richtlinien und -Verfahren in die Ausbildung von Vertraulichkeiten für Neueinstellungen aufnehmen. Nach Angaben der American Psychological Association muss die Schulung den Mitarbeitern die Informationen liefern, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, und nicht jedes Detail über HIPAA und die Privatsphäre der Patienten. Die Themen umfassen das Sammeln von Informationen, die Bearbeitung von Informationsanfragen, die Aufbewahrung von Datensätzen und den Zugriff sowie die Behandlung von Vertraulichkeitsverletzungen. Die meisten Unternehmen schließen Schulungen mit einem Multiple-Choice- oder Kurzantwort-Quiz ab, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das Material beherrschen.
Praktische Schulungsaktivitäten
Aktivitäten in kleinen Gruppen sind hilfreich, um Trainingskonzepte zu veranschaulichen und die Problemlösungskompetenz zu verbessern. Brainstorming-Sitzungen in kleinen Gruppen können zum Beispiel auf verschiedenen Szenarien basieren, wie z. B. Wasserkühlungsgesprächen, unbefugten Personen, die Informationen zu privaten Unternehmen anfordern oder darauf zugreifen und Forschungs- und Entwicklungsinformationen an Konkurrenten weitergeben, die Geheimhaltungsrisiken beinhalten. Diskussionen und Rollenspiele können die Teilnehmer dazu ermutigen, Konsequenzen zu ermitteln, die durch einen Verstoß gegen die Vertraulichkeit entstehen können. Sobald die Aktivität abgeschlossen ist, kommt die gesamte Gruppe wieder zusammen und diskutiert die Ergebnisse.
