Es kann manchmal schwierig sein, Ordnung und Disziplin für ein Zusammenkunftstreffen der Condo aufzuerlegen. Vor allem, wenn ein großer Aufwand oder eine Änderung der Regeln diskutiert wird, kann es vorkommen, dass Sie vielen unterschiedlichen Ansichten und keinem wirklichen Konsens gegenüberstehen. Es ist wichtig, sich an die ordnungsgemäßen Besprechungsverfahren zu halten, damit alle angehört werden können und Entscheidungen effektiv getroffen werden können. Sie sollten auch die Bestimmungen Ihres Bundesstaates über die Zugehörigkeit zu Eigentumswohnungen lesen und sicherstellen, dass Sie sich bezüglich der Durchführung von Meetings an den gesetzlichen Bestimmungen halten.
Fordern Sie von allen Vorstandsmitgliedern Tagesordnungspunkte zur Diskussion an, um sicherzustellen, dass alle noch offenen Fragen behandelt werden.
Schreiben und verteilen Sie rechtzeitig vor der Sitzung eine Agenda sowie das Protokoll der vorherigen Sitzung. Es ist am effektivsten, wenn Sie die E-Mail-Adresse jedes Besitzers haben, um eine effiziente Verteilung zu gewährleisten. Auf der Tagesordnung sollten Zeit und Ort des Treffens verdeutlicht werden, was genau besprochen wird. Es sollte explizit angegebene Anträge zu wesentlichen Geschäften enthalten.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Sekretärin haben, die bei der Besprechung die richtigen Protokolle erstellt. Auf diese Weise werden die auf der Sitzung genehmigten Aktionen ordnungsgemäß aufgezeichnet und können ausgeführt werden.
Lassen Sie sich zu Beginn des Meetings eine kurze Zeit für die Geselligkeit einräumen und halten Sie Kaffee oder andere Erfrischungen bereit. Dies ermöglicht es den Eigentümern, sich zu vermischen und schafft eine kooperativere und freundliche Atmosphäre.
Besprechen Sie das Meeting mit der Erklärung, dass das formelle Geschäft nun beginnen wird. Stellen Sie sicher, dass Sie die Aufmerksamkeit aller haben, bevor Sie zum Geschäft gehen.
Genehmigen Sie das Protokoll der vorherigen Sitzung, entweder in der vorliegenden Form oder mit allen Änderungen, die von den Mitgliedern akzeptiert werden.
Legen Sie die erforderlichen Berichte der Offiziere vor, um die Eigentümer über alle seit ihrem letzten Treffen in ihrem Namen ergriffenen Maßnahmen zu unterrichten.
Wechseln Sie zum ersten Geschäft. Geben Sie den Antrag an und bitten Sie um Diskussion. Mitglieder sollten vom Vorsitzenden anerkannt werden, bevor sie sprechen. Dieses System stellt sicher, dass die Diskussion nicht zu einem unproduktiven Free-for-All entartet, was passieren kann, wenn die Emotionen über ein bestimmtes Condo-Thema hoch werden.
Bewegen Sie den Antrag entweder wie oben angegeben oder in der Fassung der Diskussion und nehmen Sie dann eine Abstimmung vor.
Stellen Sie sicher, dass der Sekretär des Treffens den genauen Wortlaut des Antrags und das Ergebnis der Abstimmung feststellt, bevor Sie fortfahren. Dieser Antrag wird dann die nachfolgenden Aktionen des Verbandes zu diesem speziellen Thema leiten.
Arbeiten Sie auf diese Weise jedes Geschäft ab.
