Wenn Sie ein Schulungshandbuch, einen Geschäftsprozess oder ein Handbuch aktualisieren müssen, ist das perfekte Fahrzeug ein Schulungsprotokoll. Mit dem Memo-Format können Sie Ihre Empfänger gezielt ansprechen und zeitnahe Nachverfolgungsinformationen hinzufügen. Dies ist besonders in Situationen hilfreich, in denen einem bestehenden Prozess neue rechtliche Überlegungen oder erforderliche Schritte hinzugefügt wurden. Durch ein paar einfache Schritte können Sie sicherstellen, dass Ihr Memo Ihre Ideen klar und prägnant kommuniziert, während Sie häufige Fallstricke vermeiden.
Identifizieren Sie Ihr Publikum. Dies hilft Ihnen, die relevantesten Informationen für Ihr Memo hinzuzufügen. Wenn Sie beispielsweise schriftlich erklären, wie der neue Kopierer im dritten Stock verwendet wird, senden Sie das Memo nicht an jeden Mitarbeiter im Gebäude. Oder wenn ein neues Gesetz Einfluss darauf hat, wie eidesstattliche Versicherungen in einer Anwaltskanzlei abgelegt werden, muss das Wartungsteam nicht hinzugezogen werden.
Stellen Sie Ihr Thema vor. In den ersten Zeilen sollten Ihre Leser wissen, warum dieses Memo ihnen wichtig ist. Lassen Sie sie wissen, was der alte Prozess war oder für welchen aktuellen Prozess dieses Update gilt, sowie den Grund für das Update.
Skizzieren Sie die neuen Schritte oder Anforderungen. Verwenden Sie nur eine Ebene von Überschriften und halten Sie Ihre Erklärungen kurz und fokussiert. Fügen Sie die aktualisierten Informationen sowie frühere Schritte oder Prozesse ein, die nicht mehr verfolgt oder ausgeführt werden sollten.
Fügen Sie eine Zeitleiste ein. Teilen Sie Ihrem Publikum klar mit, wann die neue Richtlinie in Kraft treten wird. Wenn es sich um eine sofortige Änderung handelt, geben Sie eindeutig an, ob für das vorherige Verfahren eine Übergangsfrist oder ein Übergangsverfahren vorliegt. Wenn Sie beispielsweise ein neues Formular für die Beantragung eines Urlaubes beantragen, informieren Sie die Mitarbeiter darüber, was mit bereits bearbeiteten Anforderungen geschieht.
Schließen Sie mit weiteren Schritten. Teilen Sie Ihrem Publikum am Ende Ihres Memos mit, was es tun soll, wenn es Fragen gibt, die in Ihrem Dokument nicht beantwortet wurden. Dies kann einen Link zu zusätzlicher Dokumentation oder eine Kontaktnummer enthalten, die sie anrufen können. Wenn Ihr Schulungsprotokoll Teil einer Reihe von Updates ist, geben Sie an, wann das nächste Update bereit ist.
Tipps
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Begrenzen Sie Ihr Memo auf ein Hauptthema. Verwenden Sie die zweite Person (Sie), um direkt mit Ihrem Publikum zu sprechen.
