Wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung haben, die Ihren Erwartungen nicht gerecht wird, können Sie sicherstellen, dass Ihre Bedenken ernst genommen werden, indem Sie ein Beschwerdebrief schreiben. Obwohl es schwierig sein kann, den besten Weg für ein Beschwerdebrief zu bestimmen, gibt es verschiedene Strategien, die Sie ergreifen können.
Den Brief adressieren
Wenn Sie Ihr Beschwerdebrief an eine bestimmte Person richten, wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Ihr Brief ignoriert wird oder "durch die Lücken fällt". Beginnen Sie Ihren Brief, indem Sie ihn an die Person richten, die befugt ist, auf Ihre Beschwerde zu antworten. Vergessen Sie nicht, den Titel dieser Person anzugeben. Normalerweise enthält die Website eines Unternehmens Informationen darüber, wer oder wohin Kundenbeschwerden gerichtet werden sollen. Bevor Sie Ihren Brief schreiben, machen Sie einige Nachforschungen, um sicherzustellen, dass Sie ihn an die entsprechende Person senden.
Komm zum Punkt
Beginnen Sie mit einer kurzen Überschrift, die auf das Problem verweist, das Sie vor dem ersten Absatz mit möglichst vielen Besonderheiten lösen möchten. Wenn Ihre Beschwerde beispielsweise einen Flug einer Fluggesellschaft betrifft, geben Sie das Reisedatum, die Route und die Flugnummer an. Nach der Überschrift sollte Ihr erster Absatz die Beschwerde zusammenfassen. Gehen Sie im ersten Satz Ihres ersten Absatzes schnell zur Sache und beschreiben Sie die spezifischen Beschwerden, die sich auf die Waren oder Dienstleistungen des Unternehmens beziehen. Geben Sie so viele Details wie möglich an und bleiben Sie dabei präzise und respektvoll.
Beginnen Sie mit einem Positiv
Eine weitere Methode zum Beginnen eines Beschwerdebriefs ist, dass Sie in Ihrem ersten Absatz etwas Positives über die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens aussagen, bevor Sie Ihre Beschwerde einreichen. Dieser Ansatz versetzt den Leser in eine weniger gegnerische Position, was dazu führen kann, dass er eher bereit ist, mit Ihnen bei der Bearbeitung Ihrer Beschwerde zusammenzuarbeiten. Beginnen Sie Ihren ersten Satz mit einer positiven Erfahrung, die Sie in der Vergangenheit mit dem Unternehmen gemacht haben, und heben Sie einige positive Eigenschaften des Unternehmens hervor. Beschreiben Sie dann in Ihrem zweiten Satz oder Absatz die Art Ihrer Beschwerde.
Allgemeine Hinweise
USA.gov gibt Tipps, wie Sie ein effektives Beschwerdebrief verfassen können, und weisen Sie darauf hin, dass ein mit der Post versandter Ausdruck in Papierform häufig die effektivste Möglichkeit ist, Kontakt zu einem Unternehmen aufzunehmen. Sie erhalten wahrscheinlich auch bessere Ergebnisse, wenn Sie einen direkten, nicht konfrontativen Ton verwenden. Ein wütender, drohender oder sarkastischer Brief ist möglicherweise weniger effektiv als ein Brief, der ruhig und vernünftig ist. Außerdem sollten Sie genau angeben, wie Sie das Problem lösen möchten. Dokumentieren Sie schließlich jeden Schritt und jeden Brief, den Sie schreiben, und bewahren Sie Kopien auf.
