Geschäftsberichte werden häufig in eine dauerhafte Plastikbindung gelegt oder mithilfe einer Spiral- oder Kammbindung gebunden, um sicherzustellen, dass sie für mehrere Leser geeignet sind. Das Berichtsformat, das Geschäftsleute für gebundene Berichte verwenden, wird als "Manuskriptformat" bezeichnet. Ein Bericht im Manuskriptformat enthält mehrere Abschnitte: Eine Titelseite, ein Übermittlungsschreiben, ein Inhaltsverzeichnis, eine Zusammenfassung, eine Einleitung, ein Hintergrund des Problems oder der Situation, eine Diskussion, eine Lösung, eine Schlussfolgerung und zitierte Werke und Anhänge.
Beginnen Sie den Bericht, indem Sie eine Titelseite erstellen. Die Titelseite kann auf verschiedene Arten formatiert werden, sie muss jedoch den Titel des Berichts, den Namen des Autors, den Namen des Empfängers und das Datum enthalten.
Erstellen Sie den Übermittlungsbrief. Obwohl der Bericht möglicherweise mehrere Empfänger hat, ist das Übermittlungsschreiben an den Ausschussvorsitzenden oder an die hochrangige Person gerichtet. Das Übermittlungsschreiben stellt die Aufgabe vor und behandelt die wichtigsten Punkte. Dies dient als Vorauszusammenfassung für den Empfänger des Berichts.
Schreiben Sie den Hauptteil des Berichts, beginnend mit der Einleitung. Die Einführung beschreibt den Zweck des Berichts, das Problem, das Sie besprechen, und den Umfang des Problems. Wenn das Thema des Berichts beispielsweise das Fehlen von Parkplätzen an Ihrem Arbeitsplatz ist, würden Sie das Parkproblem beschreiben, den Grund, warum Ihr Unternehmen das Problem lösen muss und über welche Parkplätze Sie sprechen.
Erstellen Sie einen Abschnitt mit dem Namen Hintergrund und Zweck, in dem alle relevanten Hintergrundinformationen erläutert werden. Der Empfänger des Berichts ist möglicherweise bereits über diese Informationen informiert, wird jedoch dem Rest des Ausschusses einen umfassenden Überblick verschaffen und Ihr Wissen über das Thema demonstrieren. Für das Einparkbeispiel könnten Sie besprechen, dass die Lots zu Beginn ausreichend waren, aber seit der Unternehmenszusammenführung im Jahr 2004 hatten die neuen Mitarbeiter Probleme, Parkplätze zu finden.
Schreiben Sie einen Abschnitt, in dem die verschiedenen Lösungen für das Problem beschrieben werden. Das Management möchte über alle möglichen Lösungen oder alle möglichen Ursachen im Falle eines Analyseberichts über das Problem informiert werden. Behandeln Sie jede Lösung oder Ursache detailliert und legen Sie Nachweise für jede an.
Beschreiben Sie die beste Lösung oder die wahrscheinlichste Ursache. Wenn Sie sich für eine Lösung einsetzen, geben Sie ein Budget und einen Zeitplan für die Lösung an, damit das Management ein klares Bild von dem gesamten Geld und dem Arbeitsaufwand für die Implementierung der Lösung hat. Wenn Sie eine wahrscheinlichste Ursache beschreiben, erläutern Sie, was erforderlich ist, um die Ursache zu beheben.
Schreiben Sie eine Schlussfolgerung, die den Bericht zusammenfasst und die Notwendigkeit bekräftigt, Ihre beste Lösung zu implementieren oder die wahrscheinlichste Ursache zu beheben. Geben Sie Aktionsinformationen an, z. B. relevante Termine für ein Meeting, um über die Lösung oder andere Meeting-Informationen abzustimmen.
Erstellen Sie einen Abschnitt mit den zitierten Werken, in dem alle Ihre Quellen aufgeführt sind. Auf diese Weise kann das Management mehr über das Problem erfahren oder Ihre Fakten überprüfen.
Fügen Sie am Ende des Berichts alle Anhänge (z. B. eine Kopie einer Umfrage oder ein detailliertes Diagramm) hinzu.
Erstellen Sie die Executive Summary, nachdem der Hauptteil des Berichts geschrieben wurde. Platzieren Sie dann die Kurzzusammenfassung direkt hinter dem Inhaltsverzeichnis des Berichts. Die Zusammenfassung sollte ungefähr 1/10 der Gesamtlänge des Berichts umfassen und einen umfassenden Überblick über den gesamten Bericht geben. Zweck der Zusammenfassung ist es, dem Ausschuss eine vollständige Zusammenfassung des gesamten Berichts zur Verfügung zu stellen.
Schreiben Sie das Inhaltsverzeichnis als letztes, setzen Sie es jedoch hinter den Übermittlungsbrief. Wenn Sie mit dem Hauptteil des Berichts fertig sind, geben Sie alle Hauptüberschriften und Unterüberschriften ein und platzieren Sie sie zusammen mit der Seitennummer im Inhaltsverzeichnis.
Binden Sie den Bericht. Wenn Ihr Bericht nur ein- oder zweimal gelesen wird, wirkt eine durchsichtige Kunststoffabdeckung mit einem aufsteckbaren Hefter professionell und für einige Anwendungen langlebig. Wenn Ihr Bericht dauerhafter sein muss, bringen Sie ihn zu einem Copy-Shop und bitten Sie ihn, ihn zu binden. Der Copyshop kann den Bericht mit einem hochwertigen Kunststoffdeckel versehen und mit einer Bindung versehen. Ein Kammbinder ist eine geeignete, kostengünstige Option, aber eine Spiralbindung ist die dauerhafteste und attraktivste Wahl für nur ein paar Dollar mehr.
