Definitionsgemäß soll ein umfassender Bericht ein Thema oder eine Idee detailliert untersuchen. In der Wirtschaft werden häufig umfassende Berichte verwendet, um die finanzielle Situation eines Unternehmens zu bewerten und zu diskutieren. Umfassende Berichte können auch für andere Zwecke verwendet werden, z. B. um einen neuen Geschäftsverlauf zusammenzufassen oder einen neuen Zielmarkt zu beschreiben. Genau zu lernen, wie ein umfassender Bericht erstellt wird, kann für Mitarbeiter auf allen Ebenen eine nützliche Geschäftskompetenz sein.
Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen
Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres umfassenden Berichts beginnen, sammeln Sie alle relevanten Informationen, Daten, Diagramme, Tabellen und Dokumente, die Sie beim Schreiben referenzieren müssen. Sie sollten eine Gliederung erstellen, ein Schreibwerkzeug, mit dessen Hilfe Sie Ihre Gedanken in einem strukturierten Format organisieren können. Eine Gliederung besteht normalerweise aus kurzen Sätzen oder Ausdrücken, die als Ausgangspunkt für die verschiedenen Abschnitte Ihres Berichts dienen können. Obwohl diese Abschnitte je nach Art des Berichts unterschiedlich sind, können sie eine Zusammenfassung, eine Einleitung, ein Inhaltsverzeichnis, mehrere Hauptteilsätze, eine Schlussfolgerung, einen Anhang und einen Verweisabschnitt enthalten.
Den Bericht schreiben
Beginnen Sie mit Ihrem Überblick und schreiben Sie zunächst einen ersten Entwurf des umfassenden Berichts. Beginnen Sie mit der Einführung, die den Lesern mitteilt, was sie lesen möchten, und die wichtigsten Punkte erläutern, die im Bericht angesprochen werden. Fügen Sie nach der Einführung mehrere Absätze oder bestimmte Abschnitte hinzu, die sich auf die wichtigsten Punkte Ihres Berichts beziehen. Schreiben Sie am Ende des Berichts eine Schlussfolgerung, die den Bericht zusammenfasst. Die Schlussfolgerung sollte alle wesentlichen Punkte, die Sie im Bericht angesprochen haben, festigen. Es kann Ihre Empfehlungen oder Meinungen zu dem vorliegenden Thema enthalten.
Die Executive Summary
Nachdem Sie Ihren Bericht geschrieben haben, ist es hilfreich, die Zusammenfassung zu schreiben. Dieser besteht aus mehreren Absätzen, die den gesamten Bericht zusammenfassen. Die Zusammenfassung sollte dem Leser eine komprimierte Vorschau des umfassenden Berichts geben, damit er die Highlights auswählen kann. Dieser Abschnitt des Dokuments ist häufig für vielbeschäftigte Führungskräfte hilfreich, die eine Vorschau des Berichts anzeigen möchten, um zu verstehen, worum es geht. Ein kurzes Beispiel für eine Kurzzusammenfassung könnte sein:
Beispiel:
Digital Shirts, Inc. bietet maßgeschneiderte High-End-Hemden mit einem proprietären Algorithmus. Unsere Geschäfte befinden sich in einigen der schönsten Einkaufszentren des Landes, fast ausschließlich in einkommensstärkeren Gegenden. Unsere Verkaufsteams sind gut ausgebildet, um für jeden Kunden ein handwerkliches Kauferlebnis zu schaffen.
Dieser Bericht wurde beauftragt, die Details eines geplanten neuen Flügels des Unternehmens zu beschreiben.
Anhand von Zahlen aus den letzten fünf Jahren zeigt der Bericht, dass das Einkommen stagniert, während andere Einzelhändler im Einzelhandel ein Rekordergebnis verzeichnen. Nach eingehender Recherche hat die Ermittlungsabteilung festgestellt, dass jedes Unternehmen mit einer ausgewiesenen Einkommenssteigerung auch eine Zunahme digitaler Inhalte hatte, die sie mit ihren Kunden verband.
R & D hat festgestellt, dass eine digitale Anpassungs-App, die entworfen wurde, um jedem Hemd ohne umfangreiche persönliche Anpassungsbesuche eine perfekte Passform zu geben, zu einer erheblichen Einkommenssteigerung führen würde. In diesem Bericht wird detailliert beschrieben, wie die App verwendet werden würde, wie viel praktische Forschung durchgeführt wurde und welche Ergebnisse bei der Einführung dieser Technologie erwartet werden.
Es wird empfohlen, dass alle Geschäfte beginnen, die neue digitale Anpassungstechnologie zu integrieren, und Schulungs- und Marketingmaterialien rechtzeitig erstellt werden sollten, um die kommende Weihnachtszeit zu nutzen.
Begleitdokumente sind hilfreich
Listen Sie die Quelle aller Diagramme, Tabellen oder Grafiken auf, die Sie im Bericht im Anhang verwendet haben, und fügen Sie der Referenzseite Ihre Forschungsquellen hinzu. Diese Belege erhöhen Ihre Argumentation.
Der Bearbeitungsprozess
Nachdem der erste Entwurf abgeschlossen ist, können Sie den umfassenden Bericht erneut durchgehen, um Änderungen und Ergänzungen vorzunehmen, die Sie für richtig halten. Am Ende des Schreibvorgangs können mehrere Entwürfe angezeigt werden. Denken Sie während des gesamten Schreibvorgangs an Ihre Zielgruppe. Welche Art von Sprache Sie verwenden, hängt davon ab, wer den umfassenden Bericht liest. Wenn Sie beispielsweise für einen Experten auf diesem Gebiet schreiben, können Sie komplexe, branchenspezifische Begriffe hinzufügen. Wenn Sie jedoch für einen Laien schreiben, vermeiden Sie die Verwendung von Jargon und verwirrenden Akronymen. In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, für jede Stakeholdergruppe einen anderen umfassenden Bericht zu erstellen.
Nachdem Sie mit dem Schreiben fertig sind
Nachdem Sie den Schreibvorgang abgeschlossen haben, ist es wichtig, Ihre Arbeit mehrmals zu korrigieren und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen. Bevor Sie den umfassenden Bericht an die beabsichtigte Zielgruppe senden, sollten Sie ein Mitglied der Kommunikationsabteilung Ihres Unternehmens bitten, das Dokument zu korrigieren und zu bearbeiten. Dieser Schritt ist entscheidend, wenn der umfassende Bericht in Zukunft von Mitgliedern der Öffentlichkeit gelesen wird.
Genauigkeit, korrekte Grammatik und Rechtschreibung sind von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn der Bericht von Führungskräften Ihres Unternehmens gelesen wird. Ihre Arbeit wird zwar nicht von jedem Mitglied der Unternehmenszentrale des Unternehmens gelesen, ein umfassender Bericht kann jedoch nur dann besser aussehen, wenn die Beförderungszeit beginnt.
