Nach Angaben des Büros für Arbeitsstatistik gibt es in den Vereinigten Staaten mehr als vier Millionen Sekretäre und Verwaltungsassistenten. Während die Bezeichnungen Sekretärin und Verwaltungsassistentin häufig austauschbar verwendet werden, gibt es in einigen Unternehmen einige wichtige Unterschiede zwischen den beiden Positionen, einschließlich Arbeitsaufgaben, Verantwortungsgrad und dem für die Ausübung der Tätigkeit erforderlichen Bildungs- und Ausbildungsniveau.
Definition von Sekretär
Im Allgemeinen ist eine Sekretärin eine Person, die streng Büro- und Unterstützungsaufgaben ausführt, z. B. Tippen, Diktieren, Archivieren oder Fotokopieren. Sekretäre beantworten auch Telefone und übermitteln Nachrichten, sortieren und übermitteln E-Mails und erledigen in einigen Unternehmen den Empfang. Sekretäre nehmen oft auch Sitzungsprotokolle auf. In den meisten Fällen überwachen die Sekretäre das Personal nicht oder haben die Befugnis, Aufgaben zu delegieren.
Definition des Verwaltungsassistenten
Verwaltungsassistenten haben im Gegensatz zu Sekretären in der Regel Aufgaben, die über klerikale Funktionen hinausgehen. Verwaltungsassistenten erledigen häufig die Kalender ihrer Arbeitgeber, treffen Reisearrangements, verfassen Dokumente und arbeiten möglicherweise mit ihrem Chef und anderen Mitarbeitern an Projekten. Sie verwalten häufig die Wartung von Bürogeräten und arbeiten mit Anbietern zusammen, um Verbrauchsmaterialien zu erwerben und Preise und Verträge auszuhandeln. In einigen Unternehmen können Verwaltungsassistenten auch andere Büroangestellte beaufsichtigen.
Schulungsanforderungen
Während es möglich ist, eine Einstiegssekretariatsstelle mit einer Hochschulausbildung zu erhalten, ist es für fortgeschrittenere Verwaltungspositionen, wie z. B. Exekutivsekretäre oder Assistenten, immer wichtiger für Kandidaten, die einen Hochschulabschluss oder eine bedeutende Berufserfahrung haben. So wie viele Verwaltungsassistenten eng mit Führungskräften in übergeordneten Projekten zusammenarbeiten. Um als juristische oder medizinische Sekretärin arbeiten zu können, müssen Sie in der Regel ein spezielles Programm absolvieren, um die Terminologie und die mit diesem Bereich verbundenen Verfahren zu erlernen.
Fähigkeitsanforderungen
Sowohl für Sekretäre als auch für Verwaltungsassistenten sind exzellente Computer-, Büroausrüstungs- und Tippfähigkeiten erforderlich. Es ist auch wichtig, über gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten zu verfügen, da diese beiden Positionen im Allgemeinen die Interaktion mit der Öffentlichkeit und Mitarbeitern erfordern. Organisation ist auch für Sekretäre und Verwaltungsassistenten wichtig, da ihre Arbeit häufig darauf ausgerichtet ist, andere zu organisieren. Nach Angaben des Bureau of Labor Statistics wird die Nachfrage nach rein Büroangestellten sinken, da Manager und andere Fachkräfte mehr Aufgaben übernehmen, die traditionell von Sekretären erledigt wurden, wie z. B. Textverarbeitung. Die Rolle der Verwaltungsassistenten wird jedoch zunehmen.
Zahlen
Im Allgemeinen verdienen Verwaltungsassistenten mehr als Sekretäre. Laut dem Amt für Arbeitsstatistik beträgt das durchschnittliche Gehalt für eine Sekretärin 2008 $ 29.050 pro Jahr (2008). Rechts-, Medizin- und Exekutivsekretäre verdienen mehr, einige Exekutivsekretäre verdienen mehr als 50.000 USD pro Jahr. Verwaltungsassistenten verdienen durchschnittlich 40.030 USD pro Jahr, einige Assistenten verdienen mehr als 60.000 USD pro Jahr. Das tatsächliche Entgelt wird von der geografischen Lage, der Ausbildung, der Erfahrung und der Industrie bestimmt.
Gehaltsinformationen für Sekretäre und Verwaltungsassistenten 2016
Sekretäre und Verwaltungsassistenten verdienten im Jahr 2016 nach Angaben des US Bureau of Labor Statistics ein durchschnittliches Jahresgehalt von 38.730 USD. Im unteren Bereich verdienten Sekretäre und Verwaltungsassistenten ein Gehalt von 30.500 Dollar im 25. Perzentil. Das bedeutet, dass 75 Prozent mehr als diesen Betrag erzielten. Das 75. Perzentilgehalt beträgt 48.680 US-Dollar. Das bedeutet, dass 25 Prozent mehr verdienen. Im Jahr 2016 waren in den USA 3.990.400 Menschen als Sekretäre und Verwaltungsassistenten beschäftigt.
