Viele Unternehmen, die keine Bargeldforderungen haben, tragen Forderungen in ihren Büchern. Hierbei handelt es sich um Beträge, die die Kunden der Firma schulden und normalerweise in der Gewinn- und Verlustrechnung als Umsatzerlöse erfasst werden. Dieser Prozess kann schwierig sein, und oft wird Geld erhalten, das nicht ohne weiteres auf ein Kundenkonto angewendet werden kann. Verfahren in diesem Bereich legen Techniken fest, mit denen diese Arbeit rationalisiert und weniger zeitaufwändig wird.
Verfahren 1: Einzahlungen
Hinterlegen Sie alle eingegangenen Schecks und Bargeld, auch wenn sie im Debitorensystem nicht mit Kunden identifiziert werden können. Kreditkartenzahlungen auch zeitnah abwickeln. Sie können auf dem Einzahlungsschein eine Notiz über den nicht identifizierten Scheck machen, um die Situation zu dokumentieren. Kopien von Einzahlungsscheinen sind normalerweise online verfügbar, nicht jedoch die Einzahlungsgegenstände. Machen Sie Kopien der Artikel, die nicht sofort identifiziert werden können, und legen Sie diese nach Erhalt ab.
Prozedur 2: Forschung
Heben Sie die Datei mit den ältesten Elementen auf und bearbeiten Sie diese zuerst. Versuchen Sie, ähnliche Namen im System zu finden. Der Kundenname wurde möglicherweise falsch geschrieben. Sie können alle offenen Rechnungen durchsuchen, die dem Zahlungsbetrag oder einem anderen Detail der Zahlung entsprechen. Einige Buchhaltungsabteilungen verfügen über Dateien zu nicht identifizierten Elementen, die behoben wurden. Wenn Sie also einen weiteren Scheck vom selben Kunden erhalten, müssen Sie keine Zeit mit Identifizierungsproblemen verschwenden.
Verfahren 3: Wenden Sie sich an die Verkaufsabteilung
Wenden Sie sich an die Mitarbeiter der Vertriebsabteilung und fragen Sie nach Zahlungen, die im System nicht abgeglichen werden können. Da die Forderungen aus der Verkaufsabteilung stammen, werden sich die Verkäufer wahrscheinlich an den Verkauf erinnern und Ihnen nützliche Informationen geben können.Das Geld könnte für eine Anzahlung bei einem Verkauf sein, die noch nicht anerkannt wurde. Ist dies der Fall, muss der Vertrieb die Forderung im System anlegen. Wenn Sie feststellen, dass Geldmittel für einen Verkauf eingegangen sind, der nicht mit der Verkaufsabteilung verbunden ist, benachrichtigen Sie die betreffende Abteilung und den Buchhaltungsleiter.
Verfahren 4: Spezifisches Konto
Legen Sie ein bestimmtes Hauptbuchkonto an, das für nicht identifizierte Forderungen verwendet werden soll. Dieses Konto wird häufig als Verbindlichkeit mit Guthaben angelegt. Wenn Sie eine unbekannte Zahlung erhalten, belasten Sie Bargeld und schreiben das Konto für nicht identifizierte Forderungen gut. Wenn Sie herausgefunden haben, bei welchem Kunden das Geld angewendet wird, können Sie die Buchung stornieren und die Daten in das Forderungsmodul eingeben. Alternativ können Sie eine Gutschrift verwenden, um die Forderung zu gutzuschreiben und die Verbindlichkeit auf Null zu setzen.
Verfahren 5: Den Kunden kontaktieren
Wenn innerhalb der Verkaufsabteilung keine Forderung gefunden werden kann, müssen Sie als Nächstes den Kunden kontaktieren und versuchen, Details zum Umsatz zu erhalten. Manchmal kann ein Kleinunternehmer seinen eigenen Namen für den Verkauf verwenden, bezahlt jedoch mit einem Business-Check, der keinem Konto zugeordnet werden kann. Wenn keine Telefonnummer auf dem Scheck steht, müssen Sie möglicherweise das Internet verwenden, um Kontaktinformationen zu finden. Stellen Sie sicher, dass Sie den Scheck oder eine Kopie des Schecks vor Ihnen haben, wenn Sie mit dem Kunden sprechen, damit Sie so viele Informationen wie möglich geben können.
Verfahren 6: Neue Forderung
Wenn Sie den Kunden nach einer angemessenen Zeit immer noch nicht in Ihrem System finden, bitten Sie den Controller, eine neue Forderung im System anzulegen, fügen Sie einen Hinweis zur Situation hinzu und wenden Sie die Prüfung auf dieses neue Konto an. Je nach Höhe des Schecks lohnt es sich nicht, mehr als eine Stunde damit zu verbringen, den Betrag auf das entsprechende Konto zu überweisen. Wenn Sie zu viele dieser Elemente haben, wenden Sie sich an die Vertriebsabteilung, um herauszufinden, was hinter diesem Problem steckt, und versuchen Sie, das Problem zu beheben.
