Besucherprotokolle sind nützlich für Unternehmen und Privatbüros, öffentliche Sehenswürdigkeiten und Attraktionen sowie für kulturelle Einrichtungen und gemeinnützige Organisationen. Das Führen eines Besucherlogbuchs kann wichtige Informationen für die Berichterstattung an Spender und andere Parteien sowie für die Fokussierung zukünftiger Programme und Angebote bieten. Besucherprotokolle sind auch bei Hochzeiten und Begräbnissen alltäglich und werden Teil der Erinnerungsstücke einer Familie.
Logbuch-Speicherort
Damit ein Besucherprotokoll seinen Zweck erfüllt, muss es für alle Besucher leicht zugänglich sein. In einem Innenbereich kann ein Besucherprotokoll an der Rezeption oder am Ticketschalter abgelegt werden. Auf einem Außengelände befindet sich das Protokoll möglicherweise an einem Informationsstand oder in einem überdachten Kiosk in der Nähe des Eingangs.
Logbuch Organisation
Neben einer Spalte für die Namen der Besucher sollte ein Besucherprotokoll Spalten für Datum und Uhrzeit der Ankunft enthalten. Optionale Spalten, basierend auf der Art der Veranstaltung, können die Zugehörigkeit der Besucher, Kontaktinformationen, Kommentare und Feedback enthalten. Ein Stift oder Bleistift sollte ebenfalls bereitgestellt werden.
Logbuch pflegen
Überwachen Sie die Besucherprotokolle regelmäßig, um die Funktion und den Komfort zu gewährleisten. Zu den Wartungsprüfungen gehören möglicherweise das Hinzufügen zusätzlicher Seiten, das Austauschen von Stiften / Stiften, das Sicherstellen, dass das Logbuch vor Witterungseinflüssen (im Freien) geschützt ist, und das Reparieren eventueller Schäden. Geben Sie eine kurze Kopfzeile an, um die Besucher darauf aufmerksam zu machen, wie die von ihnen bereitgestellten Informationen verwendet werden, und über Datenschutzhinweise, die Sie beobachten, z. B. das Nicht-Teilen oder Verkaufen der Informationen.
Analyse und Nachbereitung
Erfassen Sie Besucherprotokolldaten in geplanten Intervallen, damit die Ergebnisse in einer Datenbank konsolidiert und analysiert werden können. Informationen können dann an diejenigen gesendet werden, die die Organisation und andere Parteien finanzieren, sowie für die Entwicklung zukünftiger Programme oder Veranstaltungen. Darüber hinaus können Schritte unternommen werden, um Kontakt mit Teilnehmern aufzunehmen, die eine nachfolgende Kommunikation beantragt haben.
