Das Aufzeichnen von Anträgen in Besprechungen ist ein wesentlicher Bestandteil des Verwaltungsprozesses einer Organisation. Die Aufgabe kann langwierig sein, aber entscheidend. Es ist Sache des Sekretärs der Sitzung zu erkennen, dass es nicht wichtig ist, alles, was gesagt wurde, festzuhalten, nur das, was bei der Sitzung getan oder beschlossen wurde. Anträge sind besonders wichtig, weil sie eine solide Grundlage für spätere Maßnahmen bilden, und sogar Personen, die an dem Meeting teilgenommen haben, müssen möglicherweise zurückgehen und das Protokoll konsultieren, um sich genau zu erinnern, was sie zugestimmt haben.
Notieren Sie die grundlegenden Daten, die für das Meeting relevant sind, insbesondere Datum und Namen der Teilnehmer. Beachten Sie, wer abwesend war, und die Anwesenheit eines Vertreters, der die abwesenden Mitglieder des Ausschusses vertritt.
Notieren Sie sich die vom Ausschuss befolgten Standardverfahren, die Elemente enthalten können, wie z. B. die Bestätigung des Protokolls der vorherigen Sitzung, eine Eröffnungsnachricht (Notizen, wer die Nachricht übermittelt hat, nicht den Inhalt der Nachricht) usw. Beachten Sie auch, ob es sich um eine regelmäßig geplante Besprechung handelt oder ob es sich um eine Sondertagung handelt, die aus ungewöhnlichen Gründen einberufen wird, z.
Markieren Sie den Beginn eines Antrags, indem Sie das Wort "BEWEGUNG" in Großbuchstaben setzen oder es unterstreichen, gefolgt vom Namen der Person, die den Antrag vorgeschlagen hat (z. B. "BEWEGUNG von Oberst Mustard").
Zeichne die Bewegung genau so auf, wie sie gesagt wurde. Die Bewegung kann kursiv dargestellt werden. Wenn über den genauen Wortlaut des Antrags vor der Abstimmung diskutiert wird, zeichnen Sie die Debatte nicht auf, sondern legen Sie lediglich die genaue Sprache der endgültigen Fassung des Antrags dar (z. B. "BEWEGUNG von Oberst Mustard: Der Ausschuss beschließt zu formelle Verurteilung von Professor Plum, weil er Mr. Green mit dem Leuchter bedroht hat. ")
Notieren Sie die Ergebnisse der Abstimmung. Die Ausschüsse können aufzeichnen, wie jeder im Ausschuss stimmte (ja, nein, sich enthalten), die Anzahl ohne Einzelentscheidungen (5 bis 3) oder nur das Ergebnis (bestanden).
