Die Art und Weise, in der Sie einen Kunden darüber informieren, dass Sie ihn nicht mehr bedienen, kann den Ruf Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Kunden können leicht ihre Meinung über Sie und Ihr Unternehmen im Internet ausdrücken. Selbst wenn er ständig unhöflich oder fordernd war, müssen Sie Ihre Nachricht ohne Respektlosigkeit kommunizieren. Das Schreiben eines Briefes an den Kunden ist der beste Weg, um die Nachrichten zu brechen, weil Sie Zeit haben, darüber nachzudenken, was Sie sagen sollen, und der Kunde vor einer peinlichen öffentlichen Szene gerettet wird.
Adressieren Sie den Brief an den Kunden und schreiben Sie, dass Ihr Unternehmen ab heute nicht mehr in der Lage sein wird, ihm zu dienen. Verwenden Sie eine einfache, klare und klare Sprache, damit der Kunde versteht, dass diese Entscheidung endgültig ist und nicht für Verhandlungen, Argumente oder Bitten offen ist.
Begründen Sie den Grund, warum Sie diese Entscheidung getroffen haben, indem Sie sich auf die Positiven in der Situation anstatt auf die Negativen konzentrieren. Verwenden Sie einen allgemeinen Grund, anstatt auf Einzelheiten einzugehen. Wenn Sie beispielsweise den Kunden gehen lassen, weil er Ihre Mitarbeiter verbal beleidigt, schreiben Sie nicht, dass er unhöflich ist. Sagen Sie stattdessen, dass Ihr Unternehmen nicht in der Lage ist, seinen Bedürfnissen gerecht zu werden, und dass ein anderes Unternehmen besser bedient werden könnte. In der Realität umfassen die "Bedürfnisse" des Kunden seine konsequent aufdringliche Haltung, aber Sie lassen ihn denken, dass Sie diese Entscheidung in seinem besten Interesse getroffen haben.
Verwenden Sie alternativ einen spezifischeren Geschäftsgrund. Zum Beispiel könnten Sie dem Kunden sagen, dass Ihr Kundenstamm so schnell wächst, dass Sie nicht mehr in der Lage sind, allen Ihren Kunden einen qualitativ hochwertigen Service zu bieten, und als Ergebnis müssen Sie einige davon loslassen. Wenn Sie einen anspruchsvollen Kunden, der zu viel Zeit in Anspruch nimmt, loslassen müssen, sagen Sie, dass Sie seinen Zeitbedarf nicht erfüllen können, um seine Erwartungen zu erfüllen.
Bieten Sie eine Anleitung oder zumindest die besten Wünsche. Sie können dem Kunden beispielsweise eine Überweisung an ein anderes lokales Unternehmen erteilen, das einen ähnlichen Service bietet wie Sie. Dies funktioniert besonders gut, wenn Sie Kunden kürzen, weil Ihr kleines Unternehmen nicht mit der Nachfrage Schritt halten kann. Kunden werden verständlicher, wenn Sie bereit sind, ihnen bei der Suche nach einem Ersatzprodukt zu helfen. Wenn Sie einen Kunden jedoch aufgrund seiner schlechten Einstellung entlassen, verweisen Sie ihn nicht an Konkurrenten, da er sich auch nicht mit ihm auseinandersetzen muss. Schließen Sie in solchen Fällen einfach Ihren Brief mit den Worten "Ich wünsche Ihnen das Beste".
