Unternehmen geben viel Geld für viele Dinge aus, aber jede Ausgabe fällt normalerweise in eine von zwei Kategorien: Betriebsausgaben und Investitionen. Die Differenz ist auf die täglichen Ausgaben gegenüber den langfristigen Investitionen zurückzuführen. Da diese Ausgaben in der Buchhaltung und im Steuergesetzbuch unterschiedlich gehandhabt werden, verfügen die meisten Unternehmen über separate Kapital- und Betriebsbudgets.
Arten von Ausgaben
Ein Investitionsaufwand ist Geld, das für den Erwerb eines Vermögenswerts aufgewendet wird, der dem Unternehmen einen Mehrwert bringt. In anderen Worten sind Kapitalaufwendungen Investitionen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein Gebäude oder ein Gerät kauft, ist dies eine Investition. Ein Betriebsaufwand dagegen ist das Geld, das für die tägliche Führung des Unternehmens aufgewendet wird. Die Gehälter der Arbeitnehmer sind beispielsweise Betriebsausgaben. In der Geschäftswelt werden diese Konzepte oft als CapEx für Investitionen und OpEx für operative Ausgaben abgekürzt.
Beispiel
Angenommen, ein Unternehmen braucht einen Kopierer. Die Kosten der Maschine selbst sind ein Investitionsaufwand. Nach dem Kauf wird der Kopierer als Aktivposten in die Bilanz des Unternehmens aufgenommen. Wenn also der Gesamtwert des Unternehmens addiert wird, steigt dieser Wert um den Wert des Kopierers. Die Kosten für den Stromverbrauch des Kopierers sowie für Papier und Toner, die für das Erstellen von Kopien anfallen, sind Betriebsausgaben. Die betrieblichen Aufwendungen sind in der Bilanz im Wesentlichen Verbindlichkeiten, da sich der Gesamtwert des Unternehmens um den geschuldeten Betrag für die betrieblichen Aufwendungen verringert.
Eine Wahl treffen
Einige Ausgaben können entweder Kapital oder Betrieb sein, je nachdem, wie ein Unternehmen damit umgehen möchte. Bernard Golden von "CIO", einer Zeitschrift für leitende Angestellte, die Informationstechnologie beaufsichtigen, nimmt das Beispiel eines Datenspeicherzentrums. Ein Unternehmen könnte eine Gruppe von Computerservern für die Verarbeitung seiner Daten kaufen und dann ein Gebäude errichten, in dem sie untergebracht werden können. In diesem Fall wäre das Rechenzentrum ein Investitionsaufwand und die Betriebskosten wären betriebsbereit. Oder es kann Speicherplatz auf Servern angemietet werden, die von einer separaten Firma verwaltet werden. In diesem Fall wäre das Rechenzentrum vollständig ein Betriebsaufwand.
Steuerliche Behandlung
Das US-Steuersystem behandelt Kapital- und Betriebsausgaben unterschiedlich. Betriebskosten sind in der Regel in dem Jahr, in dem die Ausgaben gezahlt werden, vom steuerpflichtigen Einkommen eines Unternehmens abzugsfähig. Andererseits müssen die Kapitalaufwendungen "aktiviert" werden, was bedeutet, dass ein Unternehmen den Abzug auf mehrere Jahre ausdehnen muss. Dies spiegelt die Art und Weise wider, wie Unternehmen Kapitalaufwendungen normalerweise in ihrer eigenen Buchhaltung behandeln - als Kosten, die über die Lebensdauer des Vermögenswerts verteilt werden und nicht auf einmal genommen werden.
