Irgendwann müssen die meisten Geschäftsleute eine Präsentation für ein Meeting halten. Die Präsentation könnte informeller sein, wenn eine Person mit ihrer Abteilung zusammentritt, oder äußerst formell bei unternehmensweiten Meetings oder Kongressen. Die Vorbereitung von Präsentationen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem werden die Leute vor einer Präsentation normalerweise etwas nervös. Es gibt jedoch einige wichtige Tipps zur Präsentation von Meetings, mit denen jeder eine äußerst wirkungsvolle Präsentation erstellen kann.
Wählen Sie die richtige Zielgruppe aus
Wählen Sie die richtige Zielgruppe für Ihre Besprechung und Präsentation aus, wie im Artikel "Business-Präsentationen funktionieren" auf businessknowhow.com beschrieben. Denken Sie an alle Mitarbeiter, die Ihren Job und Ihre Präsentation beeinflussen. Wenn Sie ein Marketingforschungsdirektor sind, laden Sie wichtige Marken-, Werbe-, Produktentwicklungs- und Finanzdirektoren und Manager zu Ihrem Meeting ein. Benachrichtigen Sie alle Personen mindestens einige Wochen im Voraus per E-Mail. Informieren Sie die Mitarbeiter über die wichtigsten Ziele des Treffens und ungefähr die Dauer des Treffens.
Beteiligen Sie alle
Wenn Sie ein langes Meeting planen, bitten Sie einige Manager und Direktoren, ihre eigenen Informationen vorzulegen, insbesondere wenn Sie ihren Input für die Entscheidungsfindung benötigen. Sie steuern die Besprechungsagenda und lassen den Besprechungsraum einrichten. Wenn Ihre Besprechung beispielsweise von 8.00 bis 12.00 Uhr geplant ist, müssen Sie die Präsentationszeit aller Personen festlegen. Sie müssen auch bestimmen, welche Arten von Ausrüstung benötigt werden, wie etwa Laptop-Projektoren, Overhead-Diaprojektoren und Bildschirme.
Bestimmen Sie das beste Format für Ihre Präsentation
Ihre Präsentation sollte der Schlüssel zum Meeting sein. Alle anderen Themen sollten sich auf Ihre Diskussion beziehen. Präsentieren Sie daher zuerst Ihre Informationen. Stellen Sie jedoch bei der Vorbereitung Ihrer Präsentation sicher, dass Sie über eine Eröffnung, einen Körper und einen Abschluss Ihrer Präsentation verfügen, so businessknowhow.com. Bei der Zeitaufteilung sollte Ihre Eröffnung etwa 10 bis 20 Prozent Ihrer Präsentation betragen. Ihre Eröffnung sollte die wichtigsten Punkte enthalten, die Sie im Hauptteil Ihrer Präsentation besprechen möchten, die bis zu 75 Prozent Ihrer Präsentation ausmachen wird. Öffnen Sie mit einem Statement, Witz oder einem humorvollen Videoclip, der sich auf Ihr Thema bezieht. Dies wird die Aufmerksamkeit der Menschen auf sich ziehen und Ihnen helfen, sich zu entspannen, wenn Sie vor dem Meeting Jitter haben. Ein Beispiel für den Präsentationskörper könnte das wichtige Kundenfeedback sein, das Sie kürzlich aus einer Umfrage zur Kundenzufriedenheit erhalten haben. Schließen Sie Ihre Präsentation mit einigen Empfehlungen, und vergeben Sie fünf Minuten für Fragen.
Halten Sie Ihre Folien einfach
Entscheiden Sie, ob Sie eine Laptop-Präsentation durchführen oder Overhead-Folien verwenden möchten. Laptop-Präsentationen wirken in der Regel stärker. Bereiten Sie acht bis zwölf Folien für Ihre Präsentation vor. Verwenden Sie ausreichend große Buchstaben, um gelesen zu werden, z. B. 32-Punkt-Schriftarten. Begrenzen Sie Ihre Folien auf mehrere Aufzählungspunkte. Verwenden Sie viel Leerzeichen. Sie sollten auch Bilder und Farben verwenden, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu erhalten.
Halte Augenkontakt
Behalten Sie stets den Augenkontakt mit Ihrem Publikum bei. Wenn Sie einen Zeiger auf dem Bildschirm verwenden, zeigen Sie auf den Aufzählungspunkt, über den Sie sprechen, aber schauen Sie auf Ihr Publikum, wenn Sie sprechen. Sprechen Sie auch laut und deutlich. Gehen Sie in einem moderaten Tempo und sprechen Sie nicht zu schnell, damit die Menschen Sie verstehen und Sie nicht bitten, sich zu wiederholen.
