Sicher, wir kennen alle unsere ABCs und denken, wir können die Datei in Ordnung bringen, denn laut Alphabet kommt Adam vor Ant. Aber wohin geht die AWC Company? Nach Ameise In dem Bürokomplex, in dem ich arbeite, werden Papiere und Akten oft falsch abgelegt, was es schwierig macht, benötigte Dokumente zu finden. Mit ein paar einfachen Regeln können Sie alles an der richtigen Stelle ablegen.
Gleicher Nachname, abweichender Vorname. Einfach, wenn der Artikel, den Sie ablegen, den gleichen Nachnamen aber einen anderen Vornamen hat, wird die Ablagereihenfolge durch den Vornamen bestimmt. Also kommt Adams, John vor Adams, Sam in Ihren Aktenschrank.
Gleicher Nachname, gleicher Vorname. Ein bisschen schwieriger, aber es gibt noch andere Dinge zu beachten. Wenn es eine Initiale gibt, wird die Reihenfolge durch die Initiale bestimmt, so dass Adams, John B. vor Adams, John D platziert wird. Wenn keine Initiale vorhanden ist, verwenden Sie den Staat, in dem sich die Person oder das Unternehmen befindet, und wenn dies derselbe ist, Verwenden Sie dann die Stadt, gefolgt vom Straßennamen und schließlich den Straßennummern. Arbeiten Sie bei der Festlegung der Ablagereihenfolge vom größeren Bereich zum spezifischeren Bereich.
Initialen. Initialen wie die, die in einem Firmennamen verwendet werden, werden so betrachtet, als ob jeder Buchstabe ein separates Wort wäre. Wenn Sie also eine Akte für die AWC Company ablegen, würde diese vor der Adam Company stehen, da jeder Buchstabe der ersten Firma als separates Wort betrachtet wird. 'A' wird vor einem längeren Wort alphabetisch abgelegt.
Verwirrende Firmennamen Wie reichen Sie die Paul Smith Company ein? Unter Paul oder Smith? Wenn es um Firmen- oder Handelsnamen geht, geben Sie den Vornamen ein. Also ist Paul Smith unter P wie Paul und nicht S wie Smith.
Zahlen und Abkürzungen. Diese werden so abgelegt, als wären sie ausgesprochen. 3 Sisters Restaurant ist unter T für drei Personen angemeldet. Die St.-Joseph-Kirche wird so gefeilt, als wäre der Heilige ausgesprochen worden. Die Akte für die St. Joseph Church würde also vor Sam's Diner liegen, weil Sai vor Sam kommt.
Tipps
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Dies sind standardmäßige Anmeldepraktiken. Ein Computer legt jedoch nicht auf diese Weise ab. Ein Computer liest jeden Namen buchstäblich, so dass die Adam Company in Schritt 3 vor der AWC Company steht, wenn zwischen den Buchstaben keine Leerzeichen stehen. Der Computer wird auch Zahlen vor Buchstaben setzen und berücksichtigt nicht, dass St. Joseph der eigentliche Begriff ist. Wenn Sie eine Computerliste erstellen und diese mit Ihrem Ablagesystem vereinbaren möchten, müssen die Elemente entsprechend eingegeben werden, damit die Computersortierung dieselbe ist. Sie müssen also Leerzeichen zwischen den Buchstaben in A W C Company setzen, die Zahl 3 ausdrücken und so weiter.
