Das Abrechnungssystem stellt das Medium bereit, das der Arbeitgeber zur Abrechnung seiner Abrechnung benötigt. Solange das Abrechnungssystem die Anforderungen des Arbeitgebers erfüllt, kann dieser das von ihm gewünschte System verwenden.
Handbuch
Ein manuelles Abrechnungssystem sollte nach sorgfältiger Überlegung ausgewählt werden. Bei diesem System muss der Abrechnungsmitarbeiter die gesamte Abrechnung von Hand durchführen. Erhöhung der Fehlerwahrscheinlichkeit. Arbeitgeber sollten nur dann ein manuelles Abrechnungssystem wählen, wenn sie nur wenige Mitarbeiter haben. Das Gute an diesem System ist, dass es kostengünstig zu implementieren ist.
Arbeitgeber können Standard-Arbeitszeitblätter in einem stationären Laden kaufen und von Mitarbeitern erledigen lassen. Der Arbeitgeber kann Lohn- und Steuerberechnungen auf einem Taschenrechner durchführen, Gehaltsschecks / Gehaltsabrechnungen von Hand schreiben oder eine Schreibmaschine verwenden und die Abrechnungsdaten in Papierform in Aufbewahrungsboxen aufbewahren. Wenn Sie jedoch versuchen, dieses System zu verwenden, wenn Sie nicht mit den Abrechnungsgesetzen vertraut sind oder die Abrechnung zu groß ist, kann dies zu ungenauen Gehalts- und Steuerabrechnungen führen.
Inhouse computerisiert
Das interne EDV-System ist eine praktikable Alternative, wenn ein Arbeitgeber die manuelle Gehaltsabrechnung vermeiden möchte. Dieses System beinhaltet die Verwendung von Lohnabrechnungssoftware wie Z-Pay, Ultipro und QuickBooks, die Abrechnungsdaten zur Einhaltung der Aufzeichnungen aufbewahren können. Es berechnet Löhne und Abzüge auf der Grundlage der eingegebenen Daten. Zum Beispiel trägt die Person der Abrechnung den Abrechnungsstatus, den Arbeitsstatus und die Zulagen des Mitarbeiters in die Abrechnungssoftware ein. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware hat die Bundes- und Landessteuerentabellen im System fest codiert und führt die Berechnungen durch.
Dieses System erfordert, dass der Mitarbeiter in Software zur Personalabrechnung investiert und diese verwaltet. Abhängig von der Komplexität der Software kann es sein, dass das Personal für die Personalabrechnung umfangreiche Schulungen erfordert. Wenn die Abrechnung gering ist, kann eine Einzelperson die Abrechnung durchführen. Wenn jedoch die Lohnsumme groß ist und Tausende von Angestellten vorhanden sind, müsste ein Arbeitgeber ein Personal für die Gehaltsabrechnung einstellen, zu dem der Gehaltsabrechnungsmitarbeiter / -assistent, der Gehaltsabrechnungsspezialist, der Lohnbeauftragte und der Lohnbuchhalter gehören können. Dieses System kann sich für Arbeitgeber als teuer erweisen.
Ausgelagert
Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung an einen Abrechnungsdienstleister ist für Arbeitgeber oft eine kostengünstige und zeitsparende Alternative. Payroll-Services verfügen über Fachleute für Personalabrechnung, die die Lohnabrechnung der Kunden abwickeln, einschließlich Direkteinzahlungen, Live-Schecks und W-2-Verarbeitung. Die Arbeitgeber zahlen eine Pauschalgebühr für diesen Service, so dass keine Gehalts- und Gehaltszahlungen für die Gehaltsabrechnung vor Ort gezahlt werden müssen. Außerdem müssen sich Arbeitgeber nicht mit Problemen mit der Gehaltsabrechnungssoftware befassen. Letztendlich gibt die Lohnverrechnung durch Outsourcing Arbeitgebern Zeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.
Viele Anbieter von Gehaltsabrechnungen bieten Online-Lösungen für die Gehaltsabrechnung an, mit denen Arbeitgeber online auf ihre Gehaltsabrechnungsdaten und Gehaltsregister zugreifen können. Darüber hinaus bieten Abrechnungsdienste den Kunden in der Regel unterschiedliche Methoden zur Übermittlung der Abrechnungsstunden für jeden Zahlungszeitraum, beispielsweise per Fax, per E-Mail oder online.
Der Nachteil von Outsourcing ist, dass bei Bedenken der Mitarbeiter keine unmittelbare Hilfe verfügbar ist. Wenn ein Abrechnungsdienst bestimmte Lohnsteuerfehler macht, bestraft der IRS außerdem den Arbeitgeber, nicht den Abrechnungsdienst. Infolgedessen beauftragen einige Arbeitgeber einen Abrechnungsadministrator vor Ort, der als Verbindungsmann für die Abrechnungsdienste und den Arbeitgeber tätig ist.
