Das Bundesgesetz über die Arbeitsnormen besagt, dass Unternehmen die Arbeitsstunden der Angestellten verfolgen müssen, Obwohl dies bedeutet, dass Sie alles von einem papierbasierten Anmeldeblatt bis zu einem komplexen Computersystem verwenden können, ist das Unternehmen letztlich dafür verantwortlich, dass die Stundenzettel korrekt sind - nicht die Mitarbeiter. Aus diesem Grund ist die Methode nicht so wichtig wie die Suche nach einem funktionierenden System und dessen konsequenter Einhaltung.
Tracking-Anforderungen
Das FLSA schreibt vor, dass die Abrechnungsunterlagen bestimmte Daten zu den geleisteten Arbeitsstunden und zu den Löhnen enthalten, die ein Mitarbeiter verdient. Unabhängig davon, wie Sie die Arbeitsstunden der Mitarbeiter verfolgen, müssen die Arbeitszeitdaten die Uhrzeit und den Tag, an dem die Arbeitswoche eines Mitarbeiters beginnt, die tägliche Arbeitszeit und die wöchentliche Gesamtarbeitszeit umfassen. Darüber hinaus müssen Sie die Quelldokumente (z. B. Zeitkarten, Arbeitszeitpläne und Arbeitstickets) zwei Jahre lang aufbewahren, entweder vor Ort oder in einem externen Speicherort.
Standardzeitverfolgung
Die Standardzeiterfassung funktioniert sowohl für Vollzeit- als auch für Teilzeitmitarbeiter, unabhängig davon, ob sie jede Woche dieselbe oder unterschiedliche Arbeitszeiten haben. Bei der Standard-Nachverfolgung müssen die Mitarbeiter mithilfe einer elektronischen Zeitschaltuhr oder eines Computers zwei bis vier Mal am Tag ein- und ausstechen, je nachdem, ob sie eine Essenspause einlegen. Nach Angaben des US-Arbeitsministeriums können Sie eine Richtlinie festlegen, z. B. die Aufnahmezeit auf die nächsten fünf Minuten oder eine Zehntelstunde, die geringfügige Abweichungen zwischen den Uhrendatensätzen und den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden verursacht, da nicht alle Mitarbeiter stundenlang arbeiten können oder zur gleichen Zeit heraus.
Ausnahmeverfolgung
Sie können Stunden mit Hilfe der Ausnahmeverfolgung für administrative oder andere Mitarbeiter aufzeichnen, die normalerweise jede Woche die gleichen Stunden arbeiten. Mit der Ausnahmeverfolgung erstellen Sie ein Formular mit Standardarbeitszeiten und verlangen, dass Mitarbeiter die Zeit nur erfassen, wenn sie vom normalen Arbeitstag abweicht. Wenn der Arbeitstag normalerweise um 8 Uhr beginnt und ein Mitarbeiter um 8:10 Uhr ankommt, aber den Rest des Tages normal arbeitet, zeigt die Startzeit die Ausnahme und die Arbeitszeit des Tages ist 10 Minuten.
Verfolgung von Mitarbeitern außerhalb des Unternehmens
Die meisten Unternehmen verwenden Computersoftware, um die Stunden für Mitarbeiter zu ermitteln, die zu Hause oder an anderen Standorten arbeiten. Die virtuelle Zeiterfassung zeichnet die Anwesenheit in Echtzeit auf, meistens bis auf Sekunden. Richten Sie das Programm so ein, dass es automatisch ausgeführt wird, wenn sich ein Benutzer an seinem Arbeitscomputer anmeldet, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass ein Mitarbeiter vergessen wird, sich einzumischen. Auf diese Weise ist der erste Bildschirm, den ein Mitarbeiter jeden Morgen sieht, seine virtuelle Arbeitszeitkarte. Die Optionen für die virtuelle Zeiterfassung reichen von kostenlosen Programmen bis zu proprietärer Software.
