Das Nachverfolgen und Bestellen von Druckerzubehör für eine große Organisation wie eine Schule kann eine Herausforderung sein. Jedes Druckermodell verwendet einen anderen Typ von Tintenpatrone oder Toner, und jede Tintenpatrone druckt eine andere Anzahl von Seiten, bevor sie ersetzt werden muss. Obwohl Sie die Tintenpatronen nach dem alten Verfahren nachverfolgen können, sparen Sie mit einer von Papier und Bleistift generierten Liste die Erstellung einer Tabellenkalkulation, in der alle relevanten Informationen gespeichert werden, und sparen Zeit und ermöglichen es Ihnen, Tinte im Laufe der Zeit effektiver einzusetzen.
Erstellen Sie eine neue leere Kalkulationstabelle, um die Reihenfolge der Tintenpatronen mithilfe des Tabellenkalkulationsprogramms Ihres Computers zu verfolgen. Möglicherweise wurde Ihr Computer mit Microsoft Excel als Teil von Microsoft Office installiert. Wenn Sie nicht über Excel verfügen, können Sie ein kostenloses Office-Paket wie OpenOffice herunterladen und installieren oder ein Online-Tool wie Google Docs verwenden, auf das Sie kostenlos zugreifen können, wenn Sie sich für ein kostenloses Google Mail-Konto anmelden.
Bestimmen Sie, welche Informationen Sie verfolgen möchten. Dies ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Einer der Vorteile der Verwendung einer elektronischen Kalkulationstabelle besteht darin, dass Sie die Informationen, die Sie verfolgen, leicht ändern können, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Versuchen Sie zunächst, die Raumnummer, in der jeder Drucker installiert ist, den Druckertyp, die verwendeten Tintenpatronen oder den verwendeten Toner, den von Ihnen verwendeten Drucker und das Datum der letzten Bestellung der Ersatztinte zu ermitteln.
Geben Sie zuerst die Überschriften für Ihre Tabellenspalten ein. Beachten Sie, wie die leere Tabelle konfiguriert ist. Es gibt eine Reihe von Zahlen entlang der vertikalen Achse und eine Reihe von Buchstaben über den horizontalen Zugang. Geben Sie in der ersten Zelle oder Zeile 1 Spalte A "Raumnummer" ein. Geben Sie in Zeile 1 Spalte B "Druckermodell" ein. "Tintenpatronenmodell" befindet sich in Zeile 1, Spalte C usw., bis Sie für jede Information, die Sie verfolgen möchten, eine Spaltenüberschrift eingegeben hat.
Wählen Sie den ersten Drucker aus, den Sie in Ihre Tabelle eingeben möchten, und geben Sie zunächst die Raumnummer in Spalte 2 der Zeile A ein. Geben Sie das Druckermodell in Zeile 2, Spalte B ein. Geben Sie anschließend alle relevanten Informationen in die entsprechende Spalte ein, einschließlich des Datums, an dem Sie es eingegeben haben zuletzt bestellte Tinte.
Geben Sie Informationen für den nächsten Drucker ein, beginnend mit Zeile 3, Spalte A, und geben Sie dann die anderen Daten für diesen Drucker in jede entsprechende Spalte ein. Fahren Sie fort, die Informationen für jeden nachfolgenden Drucker in einer neuen Zeile einzugeben, bis alle Drucker und Druckerinformationen aufgelistet sind. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihre Tabelle auf der Festplatte des Computers.
Erstellen Sie weitere leere Datumsspalten, die bei jeder Tintenbestellung für einen bestimmten Drucker aufgezeichnet werden sollen. Speichern Sie die Datei auf Ihrer Festplatte, wenn Sie fertig sind, damit Sie sie bei der nächsten Bestellung von Verbrauchsmaterial verwenden können.
Tipps
-
Verwenden Sie spezielle Formatierungen, um wichtige Informationen oder Organisationshilfen hervorzuheben. Verwenden Sie beispielsweise eine fette Schrift für Spaltenüberschriften und eine farbige Schrift, um Drucker in derselben Organisationseinheit zu gruppieren. Sie können beispielsweise Grün für Fakultätsbenutzer verwenden, Blau für Studentenbenutzer und Orange für Drucker, die in einer Bibliothek eingerichtet sind.
Nachdem einige Zeit vergangen ist - beispielsweise ein Semester oder ein Schuljahr -, wird die Gesamtmenge der in diesem Zeitraum für jeden Drucker verbrauchten Tinte verbraucht. Anhand dieser Informationen können Sie feststellen, ob einige Drucker häufiger als andere verwendet werden, ob ein Drucker kostengünstiger ist als ein anderer und sogar welche Abteilungen oder Klassenzimmer die meiste Tinte verwenden. Diese Informationen können sowohl für die Neuordnung als auch für die Budgetierung nützlich sein Zwecke.
