Faxe sind in vielen Branchen Schlüsseldokumente, da sie ein gesetzliches Faksimile einer Signatur darstellen. Sie dienen beispielsweise als rechtliche Dokumentation in der Import-Export-Industrie, wo sich die Parteien oft tausende Kilometer voneinander entfernt befinden. Ein Nachteil von Faxen ist, dass sie leicht verloren gehen oder an den falschen Ort gesendet werden können, wenn sie den Empfängern keine spezifischen Anweisungen geben. Hier kommt ein Faxdeckblatt ins Spiel. Faxdeckblätter können von handgeschriebenen Anweisungen auf einem leeren Blatt Papier bis hin zu professionell gestalteten Formularen mit Firmenlogo, sortierten Feldern für Namen, Telefonnummern, Kontrollkästchen für grundlegende Details und einem Platz reichen Anweisungen schreiben. Das Erstellen eines eigenen Fax-Deckblatts ist ein einfacher Vorgang.
Kostenlose Quellen für Faxdeckblätter
Überprüfen Sie Ihre Textverarbeitungssoftware, um zu sehen, ob sie kostenlose Vorlagen für Faxdeckblätter hat, die Sie finden können, wenn Sie auf Ihrem Computer nach Vorlagen suchen. Beispielsweise stellt Microsoft Word Vorlagen bereit (siehe Ressourcen). Die Microsoft-Vorlagen können beim Öffnen auf Ihrem Computer gespeichert werden, wenn Sie Microsoft Word verwenden.
Erstellen Sie Ihr eigenes Fax-Deckblatt mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm und folgen Sie einem Basisformat.
Schreiben Sie Ihr eigenes Faxdeckblatt in die Hand, wenn Sie keinen Computer zur Hand haben. Dies erledigt die Arbeit, hat aber nicht den professionellen Reiz eines digital gestalteten Deckblatts.
Format eines Faxdeckblatts
Platzieren Sie das Wort "Fax" oder "Faxübertragungsdeckblatt" in großen Buchstaben oben auf Ihrem Blatt. Dies kennzeichnet es als Deckblatt, getrennt von dem Dokument, das Sie senden.
Begründen Sie die folgenden Überschriften in dieser Reihenfolge und überspringen Sie eine Zeile zwischen den einzelnen Zeilen: "Datum:", "Von:", "Absender-Telefon:" und "Faxnummer zurückgeben". Diese kennzeichnen die Quelle des Faxes, damit es leicht erkannt werden kann wenn der Empfänger darauf wartet. Sie enthalten auch die erforderlichen Kontaktinformationen des Absenders.
Überspringen Sie zwei oder drei Zeilen und fahren Sie mit den folgenden Überschriften fort: "An:", "Faxnummer:" und "Telefonnummer:" Durch die Identifizierung des Empfängers wird sichergestellt, dass das Fax den richtigen Empfänger erreicht. Wenn Sie die Faxnummer des Empfängers eingeben, können Sie die richtige Nummer leichter in das Faxgerät eingeben, ohne Notizen dabei zu haben. Wenn die Kontakttelefonnummer des Empfängers vorhanden ist, kann der Absender einen kurzen Anruf tätigen, um zu bestätigen, dass das Fax empfangen wurde oder ob es bei der Übertragung beschädigt ist.
Überspringen Sie ein paar Zeilen und fügen Sie eine Überschrift mit der Überschrift "Anzahl der Seiten einschließlich Deckblatt" hinzu. Die Angabe, dass die Anzahl der Seiten das Deckblatt enthält, beseitigt Verwirrung.
Überspringen Sie zwei oder drei Zeilen und geben Sie die Überschrift "Betreff:" an. Hier kann der Absender das angefügte Dokument kurz erklären.
Fügen Sie die Überschrift "Hinweise:" unter "Betreff" ein, damit der Absender Anweisungen wie "Sofort an Frau Jones liefern" oder "Rufen Sie mich an, wenn Sie dies erhalten" oder "Bitte prüfen Sie, unterschreiben und faxen".
Tipps
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Klarheit ist die wichtigste Qualität eines Faxdeckblatts. Übernehmen Sie die Überschriften, wenn Sie das Blatt in einem Textverarbeitungsprogramm erstellen. Wenn Sie das Blatt von Hand schreiben, drucken Sie deutlich und unterstreichen Sie die Überschriften.
