Kein Bundesgesetz verpflichtet Arbeitgeber des privaten Sektors, gegenwärtigen oder ehemaligen Mitarbeitern Zugang zu ihren Personalakten zu gewähren. In der Regel werden Personalakten von Angestellten des privaten Sektors als Eigentum des Arbeitgebers betrachtet, und einige Unternehmen verwenden dieses Prinzip, um den Zugriff auf Mitarbeiterakten zu beschränken. Mitarbeiter des Bundes und der Länder - Beschäftigte des öffentlichen Dienstes - erhalten Zugang zu ihren amtlichen Personalakten.
Personalakten
Beschäftigungsdateien - manchmal auch als Personalakten eines Mitarbeiters bezeichnet - enthalten Dokumente wie den Erstantrag auf Arbeit des Mitarbeiters, Notfallkontaktinformationen, Bewerbungsunterlagen, Leistungsbeurteilungen, Disziplinar- und Anwesenheitslisten sowie Aufzeichnungen von Vorgesetzten und Vorgesetzten über die Leistungen, Schulungen und Beschäftigungsmaßnahmen. Beispiele für Beschäftigungsmaßnahmen sind Beförderungen und Kündigungen. In einigen Fällen führt die Personalabteilung eine offizielle Beschäftigungsdatei und der Vorgesetzte oder Manager des Mitarbeiters führt eine Abteilungsdatei. Obwohl beide Dateien relevante Informationen enthalten sollten, kann der Inhalt geringfügig abweichen. Beispielsweise enthält eine Abteilungsdatei möglicherweise keine Kopien aller Unterlagen und Unterlagen, die ein Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag erledigt, wie etwa Bestätigungen der Richtlinien und W-2-Formulare.
Grund für den Zugriff
Derzeitige Mitarbeiter bitten um Überprüfung ihrer Unterlagen, um sicherzustellen, dass die Personalabteilung genaue Aufzeichnungen über ihre Beschäftigung führt. Wenn das Unternehmen jährliche Leistungsbewertungen durchführt, sollten Kopien der Beurteilungsformulare für jedes Jahr, in dem der Mitarbeiter beschäftigt wurde, in der Personalakte enthalten sein. Ebenso sollten die Anwesenheitslisten die Abwesenheiten von Mitarbeitern, sei es aufgrund von Krankheit, Urlaub oder Abwesenheit, genau widerspiegeln. Ehemalige Mitarbeiter fordern häufig Akten an, um Kopien von Dokumenten zu erhalten, die sie bei ihrer Suche nach einer zukünftigen Beschäftigung verwenden können. Wenn zum Beispiel die Akte eines ehemaligen Mitarbeiters Datensätze enthält, die sich auf Leistung und Leistungen beziehen, können diese Informationen hilfreich sein, um einen Lebenslauf zu rekonstruieren oder eine Liste von Aufgaben zu erstellen, die er während eines Vorstellungsgesprächs mit potenziellen Arbeitgebern teilen kann. Ehemalige Angestellte können auch Kopien ihrer Arbeitsunterlagen anfordern, um sie bei der Einreichung einer Beschwerde gegen einen Arbeitgeber zu verwenden.
Arbeitgeberrichtlinie
Viele Arbeitgeber haben Arbeitsplatzrichtlinien bezüglich der Freigabe von Mitarbeiterdaten. Die Arbeitsplatzrichtlinien unterscheiden sich je nach den verfügbaren Datensätzen für die Überprüfung und das Kopieren von Mitarbeitern. Einige Unternehmen legen fest, dass die Arbeitszeiten die einzige Zeit sind, in der Mitarbeiter Personaldatensätze überprüfen können. Arbeitgeber, die über Richtlinien zu diesem Thema verfügen, widmen sich im Mitarbeiterhandbuch im Allgemeinen einem Abschnitt zum Zugriff auf Datensätze. Eine gut geschriebene Richtlinie beschreibt die Schritte, die zur Überprüfung der Aufzeichnungen erforderlich sind, auf welche Arten von Aufzeichnungen Mitarbeiter Zugriff haben, wenn Mitarbeiter ihre Aufzeichnungen einsehen können und welche Gebühren für das Fotokopieren von Dokumenten in den Personalakten der Mitarbeiter erhoben werden.
Verpflichtung des Arbeitgebers
Nach dem Bundesgesetz müssen die Arbeitgeber des privaten Sektors den gegenwärtigen oder ehemaligen Arbeitnehmern keine Kopien der Beschäftigungsunterlagen zur Verfügung stellen. Die Entscheidung, Dateien zu veröffentlichen, basiert auf Unternehmensrichtlinien und in einigen Fällen auf Landesgesetzen, die den Zugang zu Personalakten regeln. Viele Arbeitgeber sehen jedoch den Vorteil, wenn sie den Anforderungen der Mitarbeiter entsprechen. Das Ablehnen des Zugriffs auf Arbeitsakten kann nur Fragen aufwerfen, die der Arbeitgeber möglicherweise nicht beantworten möchte. Wenn der Arbeitgeber Personalakten führt, die genaue Informationen enthalten, die zuvor an die Mitarbeiter weitergegeben wurden, sollte keine Frage gestellt werden, ob die Informationen nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters freigegeben werden können. In gutem Glauben gewähren viele Arbeitgeber den Mitarbeitern Zugang zu Personalakten. Diese Praxis demonstriert Transparenz in Bezug auf Beschäftigungspolitik und Aufzeichnungen.
Die Gesetze für den Zugang zum Zugang von Beschäftigten des Bundes zu Beschäftigungsakten sind Teil des Federal Privacy Act von 1974; Das US-amerikanische Amt für Personalmanagement ist die Agentur, die allgemein für die Personalakten der Bundesmitarbeiter zuständig ist. Einzelne Bundesstaaten bearbeiten Mitarbeiteranfragen nach Zugriff auf Personalakten.
Staatliche Gesetze
In einigen Bundesstaaten gibt es Gesetze, die den Mitarbeitern den Zugriff auf Personalakten erlauben. Andere Staaten schweigen darüber, ob gegenwärtige und ehemalige Mitarbeiter Personalmaterialien prüfen oder kopieren können. In den meisten Fällen können aktuelle oder ehemalige Mitarbeiter, die an Ermittlungen am Arbeitsplatz beteiligt waren, keine Aufzeichnungen über Ermittlungen einsehen. Diese Datensätze sollten sowieso nicht in der Beschäftigungsdatei geführt werden. Sie sollen in der Obhut der Personalabteilung verbleiben, und nur für die Untersuchung verantwortliches Personal sollte Zugang zu Untersuchungsmaterial haben.
Eingeschränkter Zugang
In Staaten, die Gesetze über den Zugang von Mitarbeitern zu Personalakten haben, kann es erforderlich sein, dass Mitarbeiter eine schriftliche Anfrage einreichen, und einige Gesetze erlauben es Arbeitgebern, den Zugriff auf bestimmte Materialien zu beschränken. Das kalifornische Gesetz schreibt beispielsweise vor, dass Arbeitgeber innerhalb von 21 Tagen nach Erhalt einer Mitarbeiteranfrage aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern Zugriff auf ihre Dateien gewähren dürfen. Arbeitgeber, die in dieser Angelegenheit das Gesetz des Staates Kalifornien nicht einhalten, werden mit Strafen, Bußgeldern und Gerichtsurteilen bestraft, wenn sie den Zugang zu den Mitarbeiterdaten verweigern. In Missouri gibt es dagegen kein staatliches Gesetz, das den Zugriff auf die Personalakte eines Mitarbeiters vorschreibt.
