Jedes Unternehmen muss über eine Methode verfügen, um Finanzdaten zu erfassen, zu organisieren und zu analysieren, die sich aus dem täglichen Geschäftsverkehr ergeben. In vielen Fällen müssen sich Unternehmen und Unternehmen an allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze halten, die ein bestimmtes Buchhaltungs- und Rechnungslegungssystem erfordern. Kleinere Unternehmen benötigen jedoch auch die grundlegenden Elemente der Buchhaltung, um sich auf Steuern vorzubereiten und das Ergebnis im Auge zu behalten. Buchhaltungssysteme können manuell eingerichtet werden - über physische Bücher - oder mithilfe von Buchhaltungssoftwareprogrammen, um die Informationen zu organisieren und zu verwalten.
Zeitschriften
In einem Buchhaltungssystem sind die Zeitschriften der erste Ort, an dem Sie nach vollständigen Informationen zu einer Transaktion suchen können. In der allgemeinen Zeitschrift, die von vielen Unternehmen verwendet wird, die ein Buchungssystem mit zwei Einträgen verwenden, werden die Belastungs- und Guthabenbeträge für jedes Konto bei Transaktionen erfasst. Es kann auch eine kurze Beschreibung der Transaktion aufgeführt werden. Einige Unternehmen verfügen möglicherweise über Fachzeitschriften, in denen jeweils eine bestimmte Art von Transaktion aufgezeichnet wird. Zum Beispiel können Sie sowohl ein Barauszahlungs- als auch ein Einzahlungsjournal haben, in dem die eingezahlten und schriftlichen Schecks sowie die Barauszahlungen und -einlagen erfasst werden.Andere Journale umfassen das Personaljournal, die Kreditorenbuchhaltung und die Debitorenbuchhaltung.
Hauptbücher
Die Buchhaltungsbuchhaltung gruppiert die Transaktionen nach Konto und deren Auswirkungen auf das Geschäft. Kategorien im Ledger können Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Ausgaben und Einnahmen enthalten. Jede Kategorie enthält Abschnitte für jede dieser Kontenarten (z. B. Aufwandskonten). In regelmäßigen Abständen werden Transaktionen aus Geschäftsjournalen in den Ledgern gebucht oder aufgezeichnet. Ein einfaches Ledger-System verfügt über eine Sammlung von "T-Konten", die jeweils zwei Spalten enthalten, je eine für Lastschriften und Gutschriften. Es können jedoch drei- oder vierspaltige Ledgersysteme verwendet werden, um andere Informationen aufzuzeichnen, beispielsweise einen laufenden Kontostand des Kontos.
Arbeitsblätter
Arbeitsblätter geben dem Buchhalter oder Buchhalter die Möglichkeit, Daten zu analysieren und die Richtigkeit von Geschäftsbüchern, Journalen und anderen zur Erstellung von Abschlüssen verwendeten Aufzeichnungen zu überprüfen. Ein solches Arbeitsblatt, der Probesaldo, listet die Salden aller Konten im Ledger auf, führt die Anpassung der Buchungen an Konten durch und schließt temporäre Konten. Im ausgeglichenen Zustand müssen die Sollsalden den Gutschriften entsprechen, andernfalls enthält das Ledger einen Fehler, der korrigiert werden muss. Andere Arbeitsblätter umfassen Analyse- und Abgleichsarbeitsblätter. Analyse-Arbeitsblätter analysieren den Saldo eines bestimmten Kontos. Abstimmungsarbeitsblätter gleichen Unterschiede zwischen zwei oder mehr bekannten Beträgen ab, z. B. den auf dem Ledger-Konto erfassten Geldbetrag und den auf dem Kontoauszug angegebenen Betrag.
Finanzausweise
Jahresabschlüsse vermitteln wesentliche Informationen über die finanzielle Situation eines Unternehmens an Dritte. Die meisten Buchhaltungssysteme verwenden vier Hauptabschlüsse. Die Bilanz bietet eine Momentaufnahme der Finanzlage eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt und listet Details zu seinen Vermögenswerten, Verbindlichkeiten und zum Eigenkapital auf. Der Zweck der Gewinn- und Verlustrechnung ist es, den Nettoertrag des Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum darzustellen. Die Kapitalflussrechnungen zeigen die Zuwächse und Abnahmen der liquiden Mittel während eines Zeitraums in Bezug auf die Geschäftstätigkeit, Investitions- und Finanzierungstätigkeit eines Unternehmens. Schließlich enthält die Aufstellung des Eigenkapitals des Aktionärs oder des Eigentümers Änderungen in den Gewinnrücklagen des Unternehmens sowie Auflistungen wie Jahresüberschuss und an die Aktionäre gezahlte Dividenden.
