Unabhängig davon, ob das Treffen mit Kollegen oder Mitbewerbern stattgefunden hat, ist es immer ratsam, das Besprochene und insbesondere das Entscheidende zusammenzufassen und dies so bald wie möglich schriftlich zu tun. Sie können relevante Teile aus einer Bibliothek von Geschäftsdokumenten kombinieren, z. B. von "Inc.". Website des Magazins.
Artikel, die Sie benötigen
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Notizen oder andere Aufzeichnungen aus der Besprechung
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In der Besprechung referenzierte oder verteilte Dokumente
Beginnen Sie mit einer freundlichen, aber klaren Zusammenfassung des Datums, der Uhrzeit und des Ortes der Besprechung, wer an welchen Kapazitäten teilgenommen hat, und einer kurzen Erklärung zum Zweck der Besprechung. Zum Beispiel: "Lieber Mike: Nochmals vielen Dank, dass Sie gestern morgen mit mir und Steve aus unserer Kunstabteilung verbracht haben und über Pläne zur Neugestaltung Ihrer Verpackung diskutiert haben."
Lesen Sie nach, welche Dokumente und Materialien in der Besprechung präsentiert wurden und welche wichtigen Diskussionspunkte sie enthalten: "Ich bin froh, dass Sie die Ideen von Steve genauso mochten wie ich. Wir waren uns einig, dass der sechseckige Karton Ihrem Produkt eine bedeutende Änderung verleiht, auf die es aufmerksam wird Die Features, die Sie im nächsten Jahr hinzufügen, werden jedoch stabiler sein, wenn Sie das Produkt horizontal auf dem Regal anordnen. Dadurch können wir beide Enden nur leicht konvex machen, anstatt der einen Ebene und der anderen einen verlängerten Punkt ohne echte Verbindung zum Produkt."
Berichten Sie zu allen in der Besprechung vereinbarten Aktionselementen: "Steve hat sich verpflichtet, die neuen Design-Spezifikationen für unsere Fertigungseinheit heute festzulegen, und sie sollten mir bis Ende der Woche neue Kostenzahlen für den horizontalen Karton geben können. Steve und ich bin beide enttäuscht, wenn diese Zahlen nicht um mindestens 20 Prozent unter den Schätzungen liegen, die wir gestern für den aufrechten, hochspitzen Karton vorgenommen hatten, da die Fertigung symmetrisch und weniger komplex sein wird Entscheidung von Ihnen, ob die Gürtelschnalle gedruckt oder geprägt werden soll und ob Sie metallische Tinte darauf haben möchten, bevor wir die Kosten festsetzen können."
Legen Sie die Zeitvorgaben für die nächsten Schritte für alle Parteien fest: "Ich habe mir notiert, dass Sie diese Entscheidungen heute oder morgen treffen könnten. Das würde uns ermöglichen, bis Geschäftsschluss am Montag wieder zu Ihnen zu kommen, und die Kostenangaben sind fest genug, um beginnen zu können einen Vertrag formalisieren."
Schließen Sie den Brief auf eine Art und Weise, die der Art des Meetings angemessen ist, und passen Sie die Pläne für alle anderen geplanten Besprechungen an: "Es ist immer ein Vergnügen, sich mit Ihnen zu treffen. Ich esse am Dienstag in Ihrem Büro in meinem Kalender, Wenn ich das Mockup mitbringe, an dem Steve arbeitet, lass es mich wissen, wenn Jan tatsächlich mitmachen kann."
Tipps
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E-Mail eignet sich gut, um die Nachbearbeitung möglichst zeitnah zu versenden, es ist jedoch immer am besten, auch eine Kopie zu versenden, insbesondere wenn das Meeting mehrere Unternehmen und Angelegenheiten umfasste, die später in Verträgen und Bestellungen festgelegt werden. Senden Sie Kopien des Rückschreibens an alle, die an der Besprechung teilgenommen haben oder im Schreiben nach Namen, Funktion oder Abteilung erwähnt werden.
