Wenn die richtigen Personen bei Ihrem Geschäftstreffen auftauchen, kann dies die Veranstaltung beeinträchtigen oder unterbrechen. Wenn Sie eine überzeugende und professionelle Einladung ausarbeiten, überzeugen Sie die eingeladenen Teilnehmer von der Wichtigkeit des Treffens, der Notwendigkeit ihrer Teilnahme und dem Nutzen für sie.
Personalisieren Sie die Einladung, wenn Sie einzelne Briefe senden. Verwenden Sie Firmenbriefpapier oder Ihr Logo, wenn Sie vorgedruckte Karten verschicken. Zeigen Sie für E-Mail-Einladungen Ihr Logo und Ihre Website-Links an. Sprechen Sie jede Person mit Namen an und lassen Sie die Korrespondenz von einem hochrangigen Firmenbeamten mit Unterschrift erhalten.
Führen Sie mit einem zwingenden Eröffnungssatz, der erläutert, was geschieht und warum die Person eingeladen ist. Zum Beispiel: „Ihre Branchenexpertise macht Sie zu einem idealen Kandidaten für unser neues Steuerungskomitee. Ich möchte Sie einladen, sich mit den Machern und Schüttern unserer Business-Community zu treffen und bei einem Catering und einer Präsentation zu treffen."
Erwähnen Sie die Exklusivität des Meetings, das zu diskutierende Thema oder die gewünschten Ergebnisse des Tages. Zum Beispiel: „Wir haben nur ein Dutzend lokaler Top-CEOs zu diesem runden Tisch eingeladen. Unser Ziel ist es, unternehmerfreundliche Empfehlungen zu erarbeiten, die im nächsten Jahr der staatlichen Gesetzgebung hinsichtlich der einzigartigen Bedürfnisse von Unternehmern in unserem Land vorgelegt werden sollen. Wir möchten, dass Ihre Stimme gehört wird. “
Beachten Sie Gastredner, Mahlzeiten oder Networking-Möglichkeiten, die für vielbeschäftigte Profis interessant sein könnten. Zum Beispiel: „Wir werden von lokalen Kandidaten hören, die sich für ein Amt bewerben, und einen Zeitraum für Fragen und Antworten festlegen. Wir bieten auch einen Brunch und eine Cafeteria."
Fügen Sie alle relevanten Details des Meetings in einem hervorgehobenen oder fetten Abschnitt Ihres Schreibens ein, der für den eingeladenen Teilnehmer hervorsticht. Wichtige Informationen wie Datum, Uhrzeit und Ort können im Briefkörper verloren gehen. Fügen Sie alles in einem Abschnitt zum leichteren Nachschlagen zusammen.
Fordern Sie ein RSVP bis zu einem bestimmten Datum an, damit Sie entsprechend planen können. Geben Sie den eingeladenen Teilnehmern verschiedene Möglichkeiten, die Teilnahme zu bestätigen, z. B. per E-Mail, Website des Unternehmens, vorgedruckte Karte oder Anruf.
Tipps
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Überprüfen Sie Community- und lokale Geschäftskalender auf widersprüchliche Ereignisse, bevor Sie ein Datum und eine Uhrzeit festlegen. Sie möchten nicht mit einer Handelskammer, einem Rotary Club-Event oder einer großen Konferenz oder Messe konkurrieren.
Senden Sie die Einladungen mindestens einen Monat im Voraus mit Erinnerungsbenachrichtigungen zwei Wochen heraus, damit die Teilnehmer Zeit haben, Sie in ihren Terminplan aufzunehmen. Wenn es sich um eine große Besprechung oder Konferenz handelt, bei der die Reisenden Reisen und Unterkünfte planen müssen, kündigen Sie nach Möglichkeit mindestens sechs Monate an.
