Einer der frustrierendsten Aspekte bei der Führung eines Unternehmens ist der Umgang mit fehlerhaften Schecks. Der Umgang mit zurückgegebenen Schecks kann eine komplizierte Angelegenheit sein. Die häufigste Frage, mit der Unternehmer und Manager konfrontiert werden, ist die Frage, wie sie das Thema mit einem Kunden ansprechen können, insbesondere wenn es sich um einen regelmäßigen Kunden handelt. Die gebräuchlichste und höflichste Methode, um Geld zu sammeln, ist vielleicht ein gut ausgearbeiteter Brief bezüglich der Schulden.
Schreiben Sie den Brief auf Ihr Firmenbriefpapier. Verwechseln Sie das Problem nicht, indem Sie auf Ihrem persönlichen Briefpapier um Bezahlung bitten.
Verwenden Sie die passende Begrüßung für Ihren Kunden, zwei Leerzeichen unter der Absenderadresse. Verwenden Sie den Begriff "Sehr geehrte Person" sowie den Nachnamen wie "Sehr geehrter Herr Jones" oder "Sehr geehrte Frau Smith". Sie können stattdessen das allgemeine "Hallo" oder "Grüße" verwenden, aber eine persönliche Adresse ist besser. Vermeiden Sie die Verwendung eines Vornamens oder einer informellen Begrüßung wie "Hallo".
Beginnen Sie den Brief, indem Sie die Schuld auf nicht bedrohliche Weise ansprechen. Ein Beispiel dafür wäre: "Wir schreiben Ihnen, um Sie wissen zu lassen, dass ein von Ihnen ausgehändigter persönlicher Scheck von der Bank unbezahlt zurückgegeben wurde." Fahren Sie auf eine Weise fort, die dem Empfänger den Zweifel ausnutzt: "Wir sind sicher Dies stellt nichts anderes als ein Versehen von Ihrer Seite dar und Sie werden den Fehler schnell beheben."
Geben Sie alle Details zum fehlerhaften Scheck an, wie den Namen der Bank, die Schecknummer und das Datum sowie den Betrag. Verweisen Sie auch die Kontonummer des Kunden mit Ihrem Unternehmen und dokumentieren Sie den Kontostand dieses Kontos.
Verweisen Sie auf Ihre Rückgabekostenrichtlinie, falls Sie eine haben. Wenn Sie beispielsweise über eine schriftliche Richtlinie verfügen, in der eine Gebühr von 20 US-Dollar für alle zurückgegebenen Schecks festgelegt wird, würden Sie dies veranschlagen und diese zusammen mit dem Scheckbetrag anfordern. Geben Sie dem Kunden immer den gesamten fälligen Betrag an, z. B. "Bitte überweisen Sie $ 150,00 für Ihren zurückgegebenen Scheck plus die $ 20-Gebühr für zurückgegebene Schecks für insgesamt $ 170,00."
Weisen Sie den Kunden an, wie er das Geld an Sie überweisen kann. Sie können beispielsweise beantragen, dass er Bargeld zu Ihrem Geschäft bringt, oder eine Zahlungsanweisung oder einen beglaubigten Scheck an Ihre Geschäftsadresse schicken. Geben Sie außerdem an, ob Sie Kredit- oder Debitkarten telefonisch oder persönlich akzeptieren können.
Geben Sie die Zahlungsbedingungen an: "Bitte überweisen Sie die Zahlung innerhalb von 15 Tagen." Schließen Sie mit einer Einladung an den Empfänger, um Sie bei Fragen anzurufen.
Melden Sie sich ab und kopieren Sie Ihren Anwalt. Hängen Sie an den Nachnamen des Anwalts "esquire" an, damit der Empfänger weiß, dass ein Rechtsanwalt die Situation überwacht. Sie wollen keine rechtlichen Schritte in einem ersten Brief drohen. Die Schulden freundlich zu begleichen ist die bevorzugte Wahl. Durch das Kopieren Ihres Anwalts wird der Empfänger subtil gewarnt, dass Sie den Empfänger möglicherweise vor Gericht bringen, wenn das Problem nicht gelöst ist.
Tipps
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Wenn Sie nicht innerhalb von 10 Werktagen von Ihrem Schuldner hören, legen Sie einen weiteren Brief mit dem Hinweis auf die Notwendigkeit vor, innerhalb einer Woche von ihm zu hören. Wenn Sie keine Antwort erhalten oder der Schuldner die Zahlung verweigert, wenden Sie die Angelegenheit an Ihren Anwalt.
