Die erfolgreiche Umsetzung neuer Richtlinien und Verfahren hängt von einer sorgfältigen Abwägung der anstehenden Fragen und einer klaren Formulierung von Maßnahmen ab, um diese anzugehen. Entscheidungsträger und Manager müssen alle betroffenen Personen, auch außerhalb der Organisation, klar kommunizieren und die neuen Richtlinien und Verfahren auf verschiedene Weise vermitteln.
Effektive Kommunikation
Überlegen Sie, wer von den neuen Richtlinien und Verfahren betroffen sein wird, und betrachten Sie nicht nur das Personal in Ihrem Unternehmen, sondern auch die von den neuen Maßnahmen betroffenen externen Bevölkerungsgruppen. Wenn Sie alle betroffenen Parteien kennen, können Sie feststellen, auf welche Weise Sie kommunizieren. Organisationsleiter gehen oft davon aus, dass neue Verfahren nur die Praktiken einer Organisation beeinflussen und vernachlässigen, größere Konsequenzen zu berücksichtigen.
Benennen Sie einen Mitarbeiter mit einem guten Verständnis für technische Redaktion und Kommunikation, um die neuen Richtlinien / Verfahren anzukündigen. Durch die Auswahl einer solchen Person für die Kommunikation der neuen Maßnahmen wird sichergestellt, dass alle Ebenen der Organisation unabhängig von technischem Wissen oder Fachwissen die neuen Richtlinien und Verfahren verstehen.
Kündigen Sie die neuen Richtlinien und Verfahren an und nutzen Sie verschiedene Kommunikationswege, um alle Zielgruppen zu erreichen. Ein einheitlicher Ansatz funktioniert nicht. Die Organisation kann Kunden und andere Zielgruppen per Brief, E-Mail und Werbung benachrichtigen. Mit Memoranden, Mitarbeitersitzungen, Flugblättern und Handbüchern können Mitarbeiter benachrichtigt werden. Die Kommunikation mit den Mitarbeitern sollte nicht nur die neu ergriffenen Maßnahmen zum Ausdruck bringen, sondern auch neue Schulungsprogramme ankündigen und erläutern, wie sich die neuen Verfahren auf bestehende Abläufe auswirken werden. Das Management sollte den Mitarbeitern auch Informationen geben, wo sie Antworten auf ihre Fragen oder Bedenken bezüglich neuer Richtlinien und Verfahren erhalten können.
