Klare, gut formulierte Richtlinien und Verfahren stellen sicher, dass der tägliche Betrieb Ihrer langfristigen Geschäftsvision und Ihrem Leitbild entspricht. Sie schaffen auch einen Rahmen für konsistente und faire Entscheidungen und schützen die rechtlichen Interessen Ihres Unternehmens. Der Adoptionsprozess, der in der Regel aus Überprüfungen, Tests, Änderungen und Ratifizierungen besteht, ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Richtlinien und Verfahren die Wahrscheinlichkeit, dass diese Ziele erreicht werden, verbessern.
Richtlinien- und Verfahrensentwürfe überprüfen
Die Annahmephase, die dritte Phase des Lebenszyklus von Richtlinien und Verfahren, beginnt mit einer gründlichen Überprüfung. In vielen Unternehmen führt das Managementteam eine erste Überprüfung durch, bevor Beschlussvorschläge zur Änderung, zum Testen oder zur Genehmigung verabschiedet werden. Prüfen Sie, ob eine vorgeschlagene Richtlinie mit einem strategischen Ziel verknüpft ist und ob Verfahren mit einer übergeordneten Richtlinie verknüpft sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Wortlaut verständlich ist und sich an die beabsichtigte Zielgruppe richtet. Senden Sie alle Texte, deren erste Überprüfung fehlgeschlagen ist, zur Überprüfung an den Verfasser zurück.
Erstellen Sie Feedback-Regeln
Erstellen Sie Regeln, einschließlich Fristen, um Feedback zur Änderung zu geben oder Revisionsanfragen abzuschließen. Alles, was nach einer ersten Überprüfung zurückgeschickt wird, sollte das entsprechende Feedback enthalten, nicht eine Aussage wie „Keine Meinung“. Bitten Sie beispielsweise, dass das Feedback mit Aussagen wie „Der Entwurf erfordert geringfügige Änderungen“ oder „Der Entwurf ist inakzeptabel und muss erheblich sein Änderungen, um wirksam zu sein. “Folgen Sie diesen Eröffnungsstatements mit spezifischen Änderungen oder Revisionsempfehlungen.
Die Testphase
Implementieren Sie die Richtlinie und die zugehörigen Prozeduren mit einer begrenzten Zielgruppe und einer bestimmten Zeit. In den meisten Fällen handelt es sich bei dem Publikum um die Abteilung oder die Benutzer, die am unmittelbarsten betroffen sind. Der Zeitrahmen sollte lang genug sein, um die Auswirkung auf den täglichen Betrieb und mögliche Auswirkungen zu bewerten. Weisen Sie Führungskräfte und betroffene Mitarbeiter an, Rückmeldungen darüber zu geben, ob die Lösung so wie sie ist oder ob Änderungen eine Lösung effektiver, effizienter oder im Einklang mit einer Compliance-Richtlinie machen können.
Ratifizieren und umsetzen
Die Ratifizierung ist der letzte Schritt bei der Genehmigung von Richtlinien und Verfahren. Für ein kleines Unternehmen mit einer flachen Organisationsstruktur und wenigen Entscheidungsträgern kann dies so einfach sein, wie der Inhaber des Unternehmens sich abmeldet und die Personalabteilung anweist, die Lösung in das Mitarbeiterhandbuch einzufügen. Für ein mittelständisches oder großes Unternehmen umfasst die Ratifizierung meistens eine abschließende Überprüfung und Diskussion, gefolgt von einer Beschlussabstimmung. Nach der Genehmigung gelangen die Richtlinien und Verfahren in die Implementierungsphase.
