Sparen Sie Zeit und Geld
Die Personalabrechnung kann von Mitarbeitern innerhalb eines Unternehmens erstellt oder an eine Personalabrechnung ausgelagert werden. Viele Unternehmen haben entdeckt, dass die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen professionellen Service dem Unternehmen Zeit und Geld spart.
Personalkosten für die interne Personalabrechnung
Wenn sich ein Unternehmen dafür entscheidet, seine Gehaltsabrechnung intern vorzubereiten, fallen für den Ersteller Mitarbeiteraufwendungen an, wie Lohnabrechnung, Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträge, Arbeitnehmerentschädigungsversicherung, mögliche medizinische oder Altersleistungen und Schulungen. Wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter für die Lohnabrechnung eines Unternehmens anstellt, muss dieser Mitarbeiter in der Buchhaltung geschult sein und in der Lage sein, die Abrechnung und den Abzug zu berechnen, Lohnabrechnungsberichte zu erstellen und rechtzeitige Steuerzahlungen vorzunehmen.
Vermeiden Sie hohe Strafen
Ein Unternehmen haftet für Fehler, die vom Mitarbeiter gemacht wurden. Diese Fehler können kostspielig sein, wenn Steuern nicht hinterlegt oder hinterlegt werden und Berechnungen fehlerhaft sind. Seriöse Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste garantieren ihre Arbeit und zahlen Strafen, sofern es sich um einen Fehler handelt. Es ist durchaus möglich, dass ein Unternehmen pro Jahr tatsächlich mehr Geldbußen als die Kosten für das Outsourcing der Gehaltszahlungen bezahlt. Hätten sie eine Lohnabrechnung in Anspruch genommen, wären entweder die Fehler vermieden worden, oder die Lohnbuchhaltungsfirma wäre für Strafen verantwortlich gewesen.
Pflichten der Abrechnung
Zu den Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehören das Schreiben von Schecks an die Mitarbeiter, die ordnungsgemäße Berechnung der Lohn- und Lohnsteuern, die Überwachung der rechtzeitigen Steuereinlagen und die Führung genauer Berichte. Wenn der für die Vorbereitung von Gehaltsschecks zuständige Mitarbeiter krank ist, müssen noch Gehaltsschecks ausgestellt werden. Lohnabrechnungsdienste stellen sicher, dass die Lohnabrechnung pünktlich zu jeder Zahlungsperiode erfolgt, wobei die internen Mitarbeiter des Unternehmens nur einen minimalen Aufwand erfordern.
Kosten für Outsourcing
Die Kosten für die Einstellung einer Gehaltsabrechnung richten sich in der Regel nach der Anzahl der Mitarbeiter. Wenn das Unternehmen sich bei einem Dienst anmeldet, werden Konten bei der Unternehmensbank und dem Gehaltsabrechnungsdienst eingerichtet, sodass der Gehaltsabrechnungsdienst Gehaltsschecks und Steuereinlagen ausstellen kann. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, die Gehaltsschecks direkt an das Unternehmen zu liefern, wo die Schecks unterschrieben und an die Mitarbeiter ausgegeben werden können. Andere Unternehmen ermächtigen das Lohnunternehmen, die Schecks direkt an die Mitarbeiter zu liefern oder zu hinterlegen.
Fertig machen
Bei der Einrichtung eines Kontos mit einem Abrechnungsservice werden dem Dienst Informationen zur Unternehmenssteuer sowie W-4-Formulare des Mitarbeiters zusammen mit dem Lohnsatz für jeden Mitarbeiter übermittelt. Während jeder Abrechnungsperiode kontaktiert das Unternehmen den Abrechnungsdienst und informiert sie darüber, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter in der letzten Abrechnungsperiode gearbeitet hat. Die Gehaltsabrechnung berechnet dann die Bezahlung, etwaige Abzüge für die Abrechnung und veranlasst die Einzahlung der Bundessteuer. Payroll Services werden auch W-2s und 1099s zum Jahresende vorbereiten und ausstellen sowie monatliche, vierteljährliche und jährliche Lohn- und Steuerberichte einreichen.
