Während des Geschäftsmonats eines Unternehmens nehmen Buchhalter mehrere Einträge in das Buchhaltungssystem vor. Einige dieser Einträge treten als Ledger-Einträge auf, die als "Journaleinträge" bezeichnet werden und direkt im Hauptbuch vorgenommen werden. Wenn einige dieser Einträge in einem Monat eingegeben werden, müssen sie im nächsten Monat rückgängig gemacht werden, um das Konto zu löschen. Ein Bereich, für den dies gilt, sind monatliche Rückstellungen.
Einträge stornieren
Ein Eintrag, für den eine Stornierung erforderlich ist, umfasst die Beträge, die in das Buchungssystem eingegeben werden, um Ausgaben zu erfassen, die sich über zwei Buchungsperioden erstrecken. Wenn zum Beispiel am 15. jeden Monats eine Rechnung für eine Zinszahlung fällig wird, gilt nur die Hälfte der Buchung für den aktuellen Monat, während die andere Hälfte für den nächsten Monat gilt. Um dieser Transaktion Rechnung zu tragen, würde der Buchhalter die Hälfte des Betrags im laufenden Monat aufwenden und eine Berichtigung für die zweite Hälfte des Betrags vornehmen. Zu Beginn des nächsten Monats muss der Buchhalter den Berichtigungseintrag stornieren, um das Konto zu löschen. Der Vorteil der Verwendung von Stornobuchungen besteht darin, dass der Buchhalter die Ausgaben in der Periode widerspiegeln kann, in der sie auftreten.
Rückstellungen
Buchhalter erstellen Einträge für nicht erhaltene Ausgabenpositionen. Wenn Sie beispielsweise einem Kunden 500 US-Dollar in Rechnung gestellt haben, einem Lieferanten jedoch 100 US-Dollar für den Abschluss der Arbeit für diese Rechnung zahlen mussten und keine Kreditorenrechnung erhalten haben, müssen Sie dafür auflaufen. Damit soll sichergestellt werden, dass für die erzielten Einnahmen auch die Aufwendungen erfasst werden. Für den Monat, in dem Sie dem Kunden 500 US-Dollar in Rechnung gestellt haben, fallen für den Lieferanten Kosten in Höhe von 100 US-Dollar an, was eine Stornierung im nächsten Monat erfordert. Wenn Sie Buchungen akkumulieren und stornieren, können Sie nicht vergessen, die Stornierung vorzunehmen. Andernfalls wird Ihr Aufwandskonto überzeichnet. Ein Nachteil bei der Verwendung von Umkehrbuchungen ist die Möglichkeit, dass Sie sie vergessen machen.
Doppelte Arbeit
Um rückgängig zu machen, ist ein System zur Nachverfolgung erforderlich, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich abgeschlossen werden. Wenn Sie die Einträge in einer Tabelle nicht stornieren, wissen Sie nicht, was in der nächsten Periode rückgängig gemacht werden soll. Bei Buchhaltungssystemen, bei denen Sie Stornobuchungen manuell eingeben müssen, muss der Buchhalter doppelt arbeiten. Für jeden Eintrag, der in der nächsten Periode storniert werden muss, muss der Buchhalter zwei Einträge vornehmen, eine in jeder Periode. Dies kann eine mühsame Aufgabe sein und erfordert das Nachverfolgen von Fehlern, da die Beträge, die in einer Periode eingegeben und in der nächsten Periode storniert werden, gleich sein müssen, um sie zu löschen.
Überbewertete oder unbeanspruchte Konten
Ein weiterer Nachteil bei der Verwendung von Stornierungseinträgen besteht darin, dass Fehler das Konto überschätzen oder zu niedrig bewerten können. Während die Rückstellungen es einem Buchhalter ermöglichen, angefallene, aber nicht erhaltene Einnahmen oder Ausgaben ordnungsgemäß zu verfolgen, kann das Nichtbeachten der Stornierung der Buchung zu einem überhöhten oder zu niedrigen Wert auf dem Konto führen, da die Stornierungsbuchung nicht vorhanden wäre.
Weitere Einträge, weitere Fehler
Die Verwendung von Umkehrbuchungen verdoppelt die Arbeit des Buchhalters, und die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöht sich, wenn die manuelle Arbeit zunimmt. Ein System, das die automatische Stornierung der aufgelaufenen Buchungen vorsieht, ist möglicherweise am effizientesten, da die ursprüngliche Buchung nur einmal vorgenommen werden muss. Obwohl die Buchhalterin die stornierenden Einträge noch überprüfen würde, müsste sie ihre Arbeit nicht verdoppeln.
