Arbeitnehmer, die auf Vertrags- oder freiberuflicher Basis Dienstleistungen erbringen, müssen die Zahlung nach Abschluss einer Arbeit eintreiben. Die gebräuchlichste Methode ist das Erstellen einer Servicerechnung, die an Kunden übermittelt werden soll. Dabei werden die abgeschlossenen Services und die damit verbundenen Kosten beschrieben. Ein organisiertes Rechnungsstellungssystem ermöglicht es unabhängigen Auftragnehmern, die ausstehenden fälligen Zahlungen zu verfolgen und die Jahresergebnisse für das Steuerreporting genau zu berechnen. Personen, die keine Buchhaltungsprogramme für kleine Unternehmen wie QuickBooks oder Peachtree zum Erstellen von Rechnungen verwenden, können diese problemlos über Microsoft Office erstellen.
Durchsuchen Sie die Liste der über Microsoft Office verfügbaren leeren Rechnungsvorlagen, indem Sie deren Website besuchen. Wählen Sie oben im Bildschirm „Vorlagen“ aus, geben Sie in das Suchfeld „Servicerechnung“ ein und klicken Sie auf das Feld „Suchen“. Die Suchergebnisse enthalten mehrere herunterladbare Vorlagen zur Verwendung mit Word oder Excel.
Wählen Sie eine Rechnungsvorlage aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Herunterladen", um die Vorlage auf Ihren Computer herunterzuladen. Laden Sie unbedingt eine Vorlage herunter, die mit der auf Ihrem PC installierten Office-Version kompatibel ist. Diese Informationen finden Sie im Bereich "Details" für die Vorlage, die Sie anzeigen. Sobald der Download abgeschlossen ist, wird die Vorlage automatisch mit Word oder Excel geöffnet.
Personalisieren Sie die Rechnung, indem Sie oben Ihren Namen oder den Namen Ihres Unternehmens zusammen mit einem optionalen Firmenlogo einfügen. Geben Sie so viele Kontaktinformationen wie möglich an, z. B. Geschäftsadresse, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse und Website.
Vergeben Sie eine eindeutige Rechnungsnummer für die Nachverfolgung und fügen Sie das aktuelle Datum oben ein. Diese Informationen sollten zu Aufzeichnungszwecken und zur Nachverfolgung aufbewahrt werden.
Geben Sie eine Beschreibung der erbrachten Leistungen in den Rechnungskörper ein und fügen Sie eine Auflistung der Gebühren oder Ausgaben hinzu. Der fällige Gesamtbetrag für alle geleisteten Arbeiten, einschließlich Teile und Arbeitsaufwand, sollte unten eindeutig angegeben werden.
Fügen Sie der Rechnung die Zahlungsanweisungen und -bedingungen hinzu, damit der Kunde weiß, wann die Zahlung fällig ist, und über die geeignete Art der Überweisung. Typische Rechnungsbedingungen können durch Angabe von „Fälligkeitsdatum: 15. Oktober 2011“ oder „Fällig innerhalb von 60 Tagen nach Rechnungsdatum“ mitgeteilt werden. Die Anweisungen sollten alle Methoden enthalten, auf die der Kunde eine Zahlung überweisen kann, z. B. Schecks oder Schecks Zahlung online übermitteln.
Senden Sie die Rechnung rechtzeitig an den Kunden, um sicherzustellen, dass die Zahlung ausreichend ist. Aktualisieren Sie nach Erhalt der Zahlungen Ihre Unterlagen, um sie als bezahlt zu kennzeichnen, da dies der Betrag ist, der als Einkommen geltend gemacht werden sollte und auf dem Internal Revenue Service (IRS) Form 1099-MISC ausgewiesen wird.
Tipps
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Auftragnehmer mit einem Einkommen von mehr als 600 US-Dollar müssen dem IRS ihre Einnahmen melden.
Wenn Sie einen Anreiz, z. B. einen Rabatt bei vorzeitiger Zahlung, anbieten, kann sich deren Aktualität erhöhen.
