Wenn Sie ein Unternehmen führen, ist es wichtig, dass Sie die Bilanz Ihres Unternehmens genau kennen. Eine vorausbezahlte Versicherung wird beispielsweise unter Vermögenswerte aufgeführt. Es stellt die Versicherungsprämien dar, die im Voraus bezahlt wurden. Da die Deckungskosten auf mehrere Jahre verteilt sind, kann dies zu Verwirrung führen. Aus diesem Grund verwenden viele Buchhalter Arbeitsblätter, um diese Zahlen zu verfolgen und Fehler in der Bilanz der Rechnungsabgrenzungsposten zu vermeiden.
Was ist eine Prepaid-Versicherung?
Einige Unternehmen zahlen die Versicherungsprämien im Voraus, beispielsweise für das nächste Jahr. Unternehmer entscheiden sich häufig für diese Option, weil sie Einsparungen erzielen kann. Gleiches gilt für die meisten vorausgezahlten Ausgaben wie Miete. Wenn Sie zum Beispiel die Miete für Ihr Büro im Voraus bezahlen, erhalten Sie möglicherweise einen Rabatt oder haben Anspruch auf zusätzliche Geschäftsabzüge.
Wenn die Versicherung im Voraus bezahlt wird, wird der Betrag normalerweise in der Bilanz des Unternehmens ausgewiesen. In diesem Fall erstellt Ihr Steuerberater einen vorausbezahlten Mietjournaleintrag, der Folgendes enthält:
- Prepaid-Mietkonto (als Lastschrift)
- Bargeld (als Gutschrift)
Die vorausbezahlte Miete oder Versicherung wird zunächst als Vermögenswert erfasst. Wenn es abläuft, wird es als Aufwand erfasst.
Wie funktioniert die Prepaid-Abrechnung?
Prepaid-Versicherungen werden als kurzfristiger Vermögenswert ausgewiesen, da sie erst in einer zukünftigen Periode verbraucht werden. Wenn Sie mehrere Jahre im Voraus bezahlt haben, gilt dies als langfristiges Gut. Da die Deckung jeden Monat oder in jedem Abrechnungszeitraum "verbraucht" wird, wird sie schrittweise in den Prepaid-Ausgabenjournaleintrag verschoben. Im Grunde wird es nicht mehr als Vermögenswert betrachtet, sondern als Aufwand.
Die meisten Buchhalter ziehen es vor, kleine Ausgaben nicht in der Bilanz der Rechnungsabgrenzungsposten zu verbuchen, da sie über die Zeit nur schwer nachvollziehbar sind. Stattdessen berechnen sie Restguthaben, sobald sie ein bestimmtes Mindestniveau erreicht haben, oder am Ende jedes Abrechnungszeitraums.
Aufzeichnung in einer Bilanz
Da Rechnungsabgrenzungsposten noch nicht angefallen sind, werden sie als Vermögenswerte ausgewiesen. Ihr Buchhalter erstellt für diese Ausgaben einen Berichtigungseintrag, um sie aus dem Abschnitt Vermögenswerte in die Ausgaben zu verschieben. Unter diese Kategorie fallen beispielsweise Prepaid-Versicherungen und Prepaid-Mieten.
Sie können auch Strom oder Büromaterial im Voraus bezahlen und als Vermögenswerte verbuchen. Wenn Sie diese Dienste nutzen, müssen Sie sie in die Vorauszahlungsbilanz übertragen. Die Jahresabschlüsse Ihres Unternehmens werden durch die erstmalige Erfassung der Rechnungsabgrenzungsposten nicht beeinflusst.
Beispiel für eine Prepaid-Versicherung
Wilsons Widgets beschäftigt 10 Mitarbeiter. Ihre Versicherungsgesellschaft gewährt ihnen einen Rabatt für die Vorauszahlung ihrer Prämien. Bezahlen Sie früh und die Kosten betragen 1.000 US-Dollar pro Jahr. Dies spart ihnen 300 US-Dollar pro Mitarbeiter pro Jahr, sodass Wilson die 10.000 US-Dollar-Rechnung in jedem Geschäftsjahr bezahlt. Zu Beginn des Jahres weist Wilson 10.000 USD als kurzfristiges Vermögen aus. Jeden Monat zieht er $ 834 (1/12 der Gesamtsumme) in den Buchungsposten für vorausbezahlte Ausgaben und zieht denselben Betrag aus der Spalte "Aktuelle Aktiva".
