So informieren Sie Kunden, dass wir papierlos arbeiten

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Papierlos zu gehen ist ein wichtiger Schritt für ein Unternehmen, das sich am grünen Leben beteiligen möchte. Die EPA schätzt, dass die Amerikaner jedes Jahr etwa 99 Millionen Tonnen Papier verbrauchen, und Papier macht 34 Prozent der Abfälle in diesem Land aus. Wenn Sie Rechnungen und andere Mitteilungen regelmäßig per Post an Ihre Kunden senden, müssen Sie diese im Voraus über Ihre Absicht informieren, papierlos zu gehen.

Klären und identifizieren Sie Ihren Zeitplan für das papierlose Arbeiten sowie alle Anforderungen, die der Kunde erfüllen muss, um Papierrechnungen zu erhalten. In vielen Fällen müssen Sie z. B. die Erlaubnis des Kunden einholen, das Senden von Papierauszügen in der Mail zu beenden, bevor Sie ihn auf papierlose Rechnungsstellung umstellen.

Ändern Sie Ihre Vertragsbedingungen nach Bedarf, um das Update für die papierlose Rechnungsstellung aufzunehmen. Geben Sie Informationen dazu an, ob dies optional oder für zukünftige Kunden erforderlich ist.

Erstellen Sie Ihre Benachrichtigungsnachricht mit klaren Anweisungen, wie der Kunde den Erhalt Ihrer Informationen bezüglich der papierlosen Rechnungsstellung bestätigen kann. Neben dem Hinweis, der das aktive Datum für die papierlose Rechnungsstellung aufführt, können Sie beispielsweise auch eine Website oder eine Telefonleitung für die "Anmeldung" angeben.

Fügen Sie eine Benachrichtigung über Ihre Entscheidung, papierlos zu gehen, in den Nachrichtenabschnitt Ihrer letzten Papierrechnungen an den Kunden ein. Markieren Sie den Bereich in einer Farbe oder Schriftart, die hervorsticht, um seine Aufmerksamkeit zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre aktualisierten Bedingungen auch in diese Mailings aufnehmen.

Senden Sie eine separate Erinnerungspostkarte an Kunden mit der Nachricht, dass Sie die Papierrechnungen nicht mehr versenden möchten.

Senden Sie eine E-Mail an Ihre Kundenliste, um sie über Ihre papierlose Rechnungsentscheidung zu informieren. In diesem Fall können Sie den Kunden direkt mit Ihrer Website verknüpfen, um gegebenenfalls eine Opt-In-Auswahl zu treffen.

Tipps

Erläutern Sie einige Vorteile, wenn Sie Ihre Kommunikation mit dem Kunden papierlos gestalten.

Wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt, bevor Sie zur papierlosen Rechnungsstellung wechseln, um sicherzustellen, dass Sie alle Bundes- und Bundesgesetze beachten.

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