Die Zoll- und Grenzschutzbehörde ist eine Abteilung des Ministeriums für Heimatschutz, die mit der Mission beauftragt ist, Waffen und Terroristen aus Amerika fernzuhalten. Darüber hinaus sind sie für die Durchsetzung der Gesetze verantwortlich, die verbotene und verbotene Gegenstände in das Land bringen. Möglicherweise schreiben Sie dem Zoll als Antwort auf eine Benachrichtigung, die Sie erhalten haben, dass das Keramikgeschirr, das Ihre Tante aus Hongkong Ihnen für Ihre Hochzeit geschickt hat, verboten ist. Andere Gründe für die Kontaktaufnahme mit dem Zoll sind beispielsweise die Frage, ob Sie Ihr Haustier über die Grenze bringen oder Medikamente importieren möchten, weil es im Internet günstiger ist als in Ihrer Apotheke. Unabhängig vom Grund Ihres Zollschreibens müssen Sie sich an das ordnungsgemäße Geschäftsbriefformat halten.
Rufen Sie das Zoll- und Grenzschutzbüro in Ihrer Nähe an und finden Sie heraus, an wen Sie Ihren Brief richten sollen. Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, ob Sie eine afrikanische Trommel von Ihrer Reise nach Ghana mitbringen können, fragen Sie, wer für diese Abteilung zuständig ist. Notieren Sie den Namen und den Titel der Person.
Folgen Sie dem Layout eines Geschäftsbriefs: Absenderadresse, Datum, Adresse, Anrede, Brief und Schluss. Lassen Sie zwei Leerzeichen zwischen jedem Teil des Buchstabens, anstatt einzurücken.
Schreiben Sie möglichst in den Briefkopf, da Ihr Brief an den Zoll offizieller wirkt. Wenn Sie jedoch keinen Briefkopf haben, geben Sie Ihre Adresse in die obere linke Ecke ein. Lassen Sie zwei Leerzeichen und geben Sie dann das Datum ein.
Geben Sie die Adresse ein. Dies ist die gleiche Adresse, die auf dem Umschlag steht. Die Insider-Adresse zeigt an, dass es sich um einen Geschäftsbrief handelt und nicht um einen freundlichen Brief.
Beginnen Sie mit einer Anrede. Schreiben Sie “Dear”, den Namen des Offiziers und folgen Sie ihm mit einem Komma. "Lieber Officer Jones".
Gehen Sie direkt zum Punkt und teilen Sie dem Zollbeamten mit, warum Sie schreiben. "Ich schreibe, um nach den Regeln und Beschränkungen des Importierens eines Autos aus Japan zu fragen."
Halten Sie Ihre Absätze und Sätze kurz und halten Sie sich an den Punkt. Beginnen Sie einen neuen Absatz, wenn Sie eine neue Idee beginnen, und vergessen Sie nicht, ein doppeltes Leerzeichen zu lassen. Vermeiden Sie Folgesätze und verwenden Sie kein großes Wort, wenn ein kleines Wort genauso gut funktioniert. Schreiben Sie in einem professionellen Ton.
Geben Sie an, welche Maßnahmen Sie ergreifen möchten oder was Sie beabsichtigen. Wenn Sie beispielsweise über die Mitteilung eines Zolls schreiben, dass ein Artikel abgeholt werden soll, sei "Bitte beachten Sie, dass ich das Paket nächste Woche nicht in Rumänien abholen kann, da ich gerade nicht in der Stadt bin."
Beenden Sie den Brief mit "Mit freundlichen Grüßen" und beachten Sie, dass ein Komma folgt. Lassen Sie ein Leerzeichen für Ihre Unterschrift und geben Sie Ihren Namen ein.
Lassen Sie Ihren Brief für etwa eine Stunde beim Zoll. Lesen Sie Ihren Brief erneut und korrigieren Sie eventuelle Rechtschreib-, Grammatik- oder Tippfehler.
Tipps
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Gehen Sie zu „Druckvorschau“ und vergewissern Sie sich, dass der Buchstabe richtig beabstandet ist. Wenn es oben gebündelt ist, fügen Sie einige zusätzliche Leerzeichen hinzu, damit es richtig auf der Seite zentriert ist.
