Eine Abrechnungsrichtlinie beschreibt den Abrechnungsprozess in Bezug auf die Verwaltung von Gehältern, Zeitplanung, Abrechnungsplänen und Zahlungsmethoden. Dokumentierte Verfahren sorgen für einen klaren und definierten Genehmigungsprozess, effiziente Abrechnungsaktivitäten, Verfügbarkeit von Formularen und geeignete Kontrollen. Eine Organisation mit festgelegten Lohn- und Gehaltsrichtlinien und -verfahren kann den Mitarbeitern die korrekte und rechtzeitige Zahlung von Gehältern und Löhnen garantieren.
Bedeutung
Die Gehaltsabrechnung ist eine der größten Ausgaben in jeder Organisation. Eine Abrechnungsrichtlinie legt interne Kontrollen und Abwägungen fest, um diese Ausgaben zu kontrollieren und zu schützen. Dadurch werden Fehler und Betrugsmöglichkeiten reduziert. In großen Unternehmen erfordert der Personalabrechnungsprozess viel Zeit und Ressourcen. Abrechnungsverfahren sorgen für Effizienz in Bezug auf Zeiterfassung, Dokumentenverarbeitung, Datenerfassung, Zahlung und Archivierung. Durch die Integration von Automatisierung und Fortschritt in der Systemtechnik können Verfahren kostengünstig sein und dem Unternehmen Geld sparen.
Zweck
Eine Abrechnungsrichtlinie garantiert, dass die Mitarbeiter immer zur richtigen Zeit die richtige Bezahlung erhalten. Es stellt sicher, dass das Unternehmen die Bundes-, Landes- und örtlichen Gesetze einhält, insbesondere diejenigen, die sich auf Steuern, Medicare, soziale Sicherheit und faire Arbeitsnormen beziehen. Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen hilft dem Unternehmen, Strafen zu vermeiden. Lohnabrechnungsverfahren unterstützen auch die Einführung etablierter Vergütungsstrukturen und -systeme, Abteilungsbudgets und Tarifverträge.
Eigenschaften
Eine Abrechnungsrichtlinie definiert die Verantwortlichkeiten und Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern und Führungskräften der Abrechnung. Da die Abrechnung vertrauliche Informationen umfasst, muss die Richtlinie Zugriffs- und Sicherheitsstufen festlegen. Es identifiziert auch die Schulung, die von verschiedenen Mitarbeitergruppen gefordert wird. Die Abrechnungsverfahren beschreiben den Prozess ab dem Zeitpunkt, zu dem der Mitarbeiter eingestellt wird. Dazu gehören Abrechnungstätigkeiten und Formulare, die für die Bearbeitung von Neueinstellungen, Beschäftigungsänderungen, Aktualisierungen der Informationen, Sonderzahlungen, Abzüge, Zeiterfassungen und Kündigung erforderlich sind.
Überlegungen
Um das Betrugsrisiko zu minimieren, muss die Abrechnungsrichtlinie interne Kontrollen enthalten. Eine Form der Kontrolle ist die Aufgabentrennung. Wenn beispielsweise zwei Mitarbeiter an der Abrechnungsverarbeitung beteiligt sind, erstellt einer die Abrechnungsbelege, während der andere die Berechtigung erteilt und genehmigt. Eine Genehmigungsbehörde muss alle Gehalts- und Urlaubsinformationen überprüfen. Eine andere Gruppe oder Abteilung wie die Buchhaltung kann Abrechnungsvorgänge prüfen. Abrechnungsverfahren müssen auch die Vertraulichkeit von Abrechnungsinformationen schützen und sicherstellen, dass nur befugte Personen Zugriff auf diese Informationen haben.
Verantwortlichkeiten
Die Personalabteilung ist für die Verwaltung des Personalabrechnungsablaufs verantwortlich, um eine effiziente und zeitnahe Personalabrechnung zu gewährleisten. Sie legt Abrechnungspläne und Fristen für die Übermittlung der Abrechnungsdokumente fest. Die Mitarbeiter der Personalabteilung ordnen den Zugriff auf Informationen im Abrechnungssystem zu und steuern diesen. Sie geben Informationen in das System ein und nehmen bei Bedarf Änderungen vor. Manager müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Abrechnungsdokumente innerhalb festgelegter Zeitrahmen ausgefüllt und weitergeleitet werden. Die Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, Zahlungen und Abzüge zu überprüfen und die Lohnabteilung auf etwaige Unstimmigkeiten hinzuweisen. Sie sollten auch ihre Informationen aktuell halten.
