Die Dokumentensteuerungsfunktion ist dafür verantwortlich, den Dokumentenfluss und die Speicherung in einer Organisation durch verschiedene Funktionen und Prozesse zu verwalten. Dazu gehören das Verwalten von Dateien und die Verwendung ordnungsgemäßer Verteilungs- und Überarbeitungsverfahren, wie auf Siliconfareast.com beschrieben.
Bibliothekssystem
Die Dokumentenkontrollfunktion hat die Aufgabe, die internen Bibliotheksverfahren ordnungsgemäß aufrechtzuerhalten, so dass ein angemessener Personalzugriff erfolgt, der Verbleib der offiziellen Dokumentation jedoch jederzeit bekannt ist.
Lagerung / Archivierung
Eine weitere Hauptaktivität der Dokumentensteuerungsfunktion ist das Speichern und Archivieren von Dokumenten, um einen ordnungsgemäßen Zugriff auf alle erforderlichen Dateien zu gewährleisten.
Revisionen
Die Dokumentenkontrolle ist auch dafür verantwortlich, dass offiziell genehmigte Dokumentation nur im Rahmen ordnungsgemäßer Prozesse und Genehmigungen überarbeitet wird. Dies kann ein System von Änderungsanforderungen (DCR) für Dokumente (oder Projekte) beinhalten, die bestimmte Signaturen erfordern, bevor ein zuvor genehmigtes Dokument zusätzliche Änderungen vornehmen kann.
Arbeitsablauf
Das Dokumentenkontrollpersonal führt auch Aktivitäten mit dem Ziel durch, einen effizienten Arbeitsablauf sicherzustellen, beispielsweise durch Zuweisen von Dokumenten an das entsprechende Büro- oder Sekretariatspersonal für Aktivitäten wie Textverarbeitung oder Scannen.
Verfolgung
Die Dokumentensteuerungsfunktion verfolgt auch die zeitnahe Erstellung von Dokumenten durch den gesamten Arbeitsablaufprozess, z. B. durch Verwendung von Alterslisten, die darauf hinweisen, dass Dokumente den Arbeitsablaufprozess zu lange durchlaufen haben.
