Der Begriff "zentralisieren" bedeutet, alles an einen zentralen Ort zu bringen, was bedeutet, dass bei einer zentralisierten Beschaffung alle Beschaffungsverfahren, Artikel und Personal an einem Ort zusammengefasst werden. Insbesondere in größeren Unternehmen wird die Beschaffung nicht immer an einem zentralen Ort abgewickelt, obwohl die zentralisierte Beschaffung eine Reihe von Vorteilen bietet.
Duplizierung minimieren
In Unternehmen, die kein zentrales Beschaffungssystem haben, wird viel Zeit und Geld durch Duplizierung ausgegeben. Jede Abteilung muss immer wieder dasselbe Verfahren durchlaufen, anstatt nur eine bestimmte Abteilung für alle Beschaffungsbedürfnisse zu haben. Jede Abteilung benötigt mehr Zeit, um ihre eigenen Transaktionen zu bearbeiten, als wenn sie alle als eine Einheit verarbeitet werden.
Effizienz erhöhen
In den meisten Fällen, in denen die zentrale Beschaffung nicht verwendet wird, müssen die Leiter der verschiedenen Abteilungen die Einkäufe erledigen. Wenn diese Organisationen auf eine zentrale Beschaffung umstellen würden, hätten diese Mitarbeiter mehr Zeit, sich ihrer Arbeit zu widmen und somit ihre Effizienz zu steigern.
Kosten reduzieren
Durch die zentrale Beschaffung sparen Unternehmen Geld, da sie alle Transaktionen an einem Ort zentriert. Dies reduziert den Kapitalbedarf, den das Unternehmen für Lagerung und Personal investieren muss, und sorgt für zusätzliche Kaufkraft, indem es die Anforderungen verschiedener Abteilungen zusammenführt. Unternehmen können auch ihre Regulierungskosten senken, da alle Transaktionen einfach überwacht und von einem Ort aus erfasst werden können.
Bessere Geschäftsbeziehungen
Durch die zentrale Beschaffung wird die Beziehung zwischen verschiedenen Anbietern erhöht. Wenn ein Unternehmen regelmäßig Lieferungen von einem bestimmten Unternehmen erwirbt, wird sich die Beziehung wahrscheinlich mit der Zeit verbessern. Wenn alle Einkäufe des Unternehmens von einer Abteilung abgewickelt werden, werden die Beziehungen zu den Lieferanten verbessert, was zu einer schnelleren Abwicklung und einer besseren Bonität führen kann. Das Einkaufspersonal ist auch leicht zugänglich, wenn einer seiner Lieferanten eine Beschwerde hat.
