Aus verschiedenen Gründen möchten einige Mitarbeiter möglicherweise keine Arbeitszeittabellen ausfüllen. Sie können es als langwierig und zeitaufwändig erachten, oder im Fall von angestellten oder freigestellten Arbeitnehmern halten sie es möglicherweise für unnötig. Nach dem Bundesarbeitsgesetz müssen Sie die Zeit der nichtexperimentierten Mitarbeiter ermitteln. Dies macht die meisten stundenlangen Arbeiter aus. Sofern Sie genaue Aufzeichnungen führen, können Sie das von Ihnen gewünschte Zeitnehmungssystem verwenden. Es gibt einige Dinge, die Sie tun können, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und Mitarbeiter, die nur ungern ihre Arbeitszeitnachweise ausfüllen, zu erhalten.
Richten Sie ein benutzerfreundliches Zeitnehmungssystem ein, das auf der Höhe Ihrer Gehaltsabrechnung basiert. Wenn Sie beispielsweise weniger als 10 Mitarbeiter haben, können Sie Standardzeitblätter von einem Büromaterial beziehen und diese wöchentlich von Mitarbeitern erledigen lassen. Um die Genauigkeit zu erhöhen, können Sie stattdessen eine Standard-Stempeluhr und leere Zeitkarten erwerben. Wenn Ihre Lohnabrechnung beträchtlich ist, sollten Sie ein automatisiertes System in Betracht ziehen, bei dem die Mitarbeiter per Swipe-Karten oder Finger- oder Handabdruck einsteigen müssen.
Integrieren Sie die Zeitnahme in Ihr Mitarbeiterhandbuch. Dazu gehört, wann Stundenzettel fällig sind und an wen sie übermittelt werden sollen. Erklären Sie klar die Konsequenzen eines Verstoßes gegen bestimmte Regeln der Arbeitszeittabelle, z. B. die Kündigung wegen Fälschungen der Arbeitszeittabelle. Geben Sie allen Mitarbeitern eine Kopie des Handbuchs.
Erstellen Sie einen Abrechnungskalender und verteilen Sie ihn an alle Mitarbeiter. Dies ist nützlich, wenn sich Zahltage ändern, beispielsweise während der Urlaubswochen. Der Kalender zeigt das Anfangs- und Enddatum der Zahlungsperiode, das Datum der Übermittlung der Arbeitszeit und das entsprechende Zahlungsdatum im gesamten Jahr an.
Bestimmen Sie Manager und Vorgesetzte, um neue und bestehende Mitarbeiter für das Ausfüllen von Arbeitszeittabellen zu schulen. Wenn Sie über ein automatisiertes System verfügen, bitten Sie den Verkäufer, jemanden zur Schulung von Managern und Vorgesetzten zu schicken, die wiederum ihre Mitarbeiter schulen sollen.
Vereinfachen Sie die Arbeitszeitberechnung, indem Sie die Mitarbeiter auf die nächste Viertelstunde auf- und abrunden lassen. Runden Sie die Zeit von einer bis sieben Minuten ab und die Zeit von acht bis 14 Minuten. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise um 8:11 Uhr zur Arbeit kommt, stellt er 8:15 Uhr auf die Arbeitszeitliste. Wenn sie um 17:21 Uhr ausfällt, schreibt sie um 17:15 Uhr. In vielen Fällen führen automatisierte Zeitnehmungssysteme eine Rundung durch.
Schränken Sie die Zeiteinträge nur auf das ein, was zählt. Begrenzen Sie beispielsweise Einträge auf reguläre, Überstunden-, Urlaubs-, Kranken- und Privatstunden sowie bezahlte Pausen. Erforderlich, dass fest angestellte Arbeitnehmer, falls erforderlich, nur Arbeitszeitnachweise ausfüllen.
Erklären Sie den Mitarbeitern, was für sie dabei ist. Angenommen, die ordnungsgemäße Erledigung beschleunigt die Lohnabwicklung, gewährleistet zeitnahe Gehaltsabrechnungen, beschleunigt den Abrechnungszyklus und erhöht den Cashflow. Lassen Sie die Vorgesetzten oder Vorgesetzten die Vorteile ihren Untergebenen mitteilen.
Ermutigen Sie zu einer Politik der offenen Tür, damit Mitarbeiter sich bei Problemen mit der Arbeitszeittabelle an ihre Vorgesetzten wenden können.
Verzichten Sie darauf, ein Strafsystem zu verwenden, um die Mitarbeiter dazu zu bringen, ihre Zeiterfassung entsprechend auszufüllen. Beispielsweise kann das Zurückhalten von Gehaltsschecks bis zur Übermittlung der Arbeitszeit durch Mitarbeiter gesetzlich verboten sein und ein Misstrauen zwischen Managern und Mitarbeitern schaffen.
Tipps
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Erkundigen Sie sich vor der Implementierung der Zeitnehmungsrichtlinien bei der staatlichen Arbeitsabteilung nach den geltenden Regeln. Für das Beispiel könnte der Staat spezifische Vorschriften für Rundung, Protokollierung und die Verwendung biometrischer Zeituhren enthalten.
