Die meisten modernen Unternehmen verfügen über elektronische oder computergestützte Methoden zur Erfassung der Arbeitsstunden der Mitarbeiter. Dies gilt nicht immer für kleinere Unternehmen und ist für unabhängige Auftragnehmer selten. Es ist wichtig, dass Sie die Arbeitsstunden der Mitarbeiter für Abrechnungszwecke sowie für Steuersätze genau nachverfolgen. Finden Sie das System, das für Sie funktioniert, und halten Sie sich das ganze Jahr über konsequent daran, um die besten und genauesten Aufzeichnungen zu erhalten.
Studieren Sie verschiedene Tracking-Methoden und entscheiden Sie, welche für Ihren Arbeitsplatz am besten geeignet ist. Viele sehr kleine Unternehmen kommen mit einem Papierprotokoll aus, wobei das Blatt jeder Woche in einem Ringbuch aufbewahrt wird. Wenn Sie einen Computer vor Ort haben, möchten Sie möglicherweise ein Excel-Programm verwenden, das für die Erfassung der Lohnabrechnung konzipiert ist. Wählen Sie die Methode, die von allen Benutzern am einfachsten verwendet werden kann.
Schreiben Sie alle Regeln für das Stunden-Tracking auf und veröffentlichen Sie sie an prominenter Stelle. Geben Sie Einzelheiten dazu an, was Sie tun müssen, wenn Sie früh oder spät einchecken, ob Sie militärische oder zivile Zeit nutzen, Regeln für das Runden von Minuten und andere Bestimmungen, die Sie durchsetzen möchten.
Bewahren Sie den Eintrag auf, wo jeder Zugriff hat. Bewahren Sie eine Mappe mit Arbeitszeitplänen in einem Regal im Büro oder über dem Hauptregister auf. Erlauben Sie jedem Zugriff auf den Computer mit dem Excel-Programm oder auf die Arbeitszeitnachweise, wenn diese von einem Manager an das Programm übertragen werden.
Überprüfen Sie wöchentlich Ihre Tracking-Methode, um die Gesamtstunden aller Mitarbeiter zu erfassen. Suchen Sie nach Fehlern in der Dokumentation, z. B. wenn Mitarbeiter das Ein- oder Auschecken vergessen, und implementieren Sie Methoden, um diese Probleme zu beheben.
