Wenn Ihr Unternehmen den Bestand verwaltet, wissen Sie bereits, dass das Ende jedes Jahres einen wichtigen Prozess mit sich bringt. Sie haben die perfekte Gelegenheit, Ihr gesamtes Inventar zu überprüfen, alles, was Sie auf Lager haben, zu verfolgen und es mit dem zu vergleichen, was Ihr offizielles Inventar anzeigt. Auf diese Weise können Sie Ihre eigenen täglichen Abläufe leicht nachverfolgen, einschließlich der Ermittlung, wie viel Diebstahl und Verlust Sie jedes Jahr erleiden. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil einer gesunden Geschäftstätigkeit. Aber nicht jedes Unternehmen kann diese Bestandsaufnahme Ende Dezember oder Anfang Januar durchführen, vor allem, wenn die Weihnachtszeit den Arbeitsaufwand unmöglich macht. In diesem Fall müssen Sie ein so genanntes Rollback-Audit durchführen, bei dem alle nach dem Enddatum erfolgten Verkäufe außer Acht gelassen werden, so dass Sie die für das gesamte Jahr erforderliche Inventur ermitteln können.
Wählen Sie einen Stichtag
Der erste Schritt bei der Durchführung eines Rollback-Audits ist die Festlegung eines Enddatums für Ihr Jahr. Dies muss nicht der 31. Dezember sein. Es kann der 30. November, der 1. Dezember oder sogar der 30. Juni sein, wenn Sie ein Jahr vom 1. bis 30. Juni bevorzugen. Unabhängig vom gewählten Datum möchten Sie, dass Ihr Audit so sauber wie möglich ist, was bedeutet, dass Sie nachdrücklich darauf hinarbeiten müssen, dass alles, was nach diesem Datum gekauft und verkauft wird, vollständig getrennt bleibt. Mit der heutigen Technologie sollte Ihre Inventarsoftware dies problemlos verwalten können.
Rollback-Verfahren
Nachdem Sie das Enddatum Ihres Inventars festgelegt und Ihr Inventar ordnungsgemäß getrennt haben, müssen Sie auch die Rechnungen überprüfen, die Sie nach diesem Datum erhalten und gesendet haben. In diesem Teil des Prozesses möchten Sie möglicherweise auch Ihr getrenntes Inventar überprüfen, um sicherzustellen, dass alles, was zurückgestellt wurde, nach diesem Datum eingegangen ist. Legen Sie einen Plan fest, um sicherzustellen, dass das Inventar schnell erfolgt, um die Verkäufe dieses Jahres nicht mehr als notwendig zu erschweren. Dies kann bedeuten, dass alle an einem Sonntagmorgen zu einem frühen Zeitpunkt hereinkommen, oder dass ein Mitarbeiter für die Durchführung der Inventurprüfung benannt wird, während alle anderen den normalen Betrieb unterhalten. Sie können auch ein Inventarunternehmen beauftragen, um ein Team von Inventurzählern in Ihr Unternehmen zu holen, um die Zählung zu beschleunigen.
Suchen Sie nach Abweichungen
Unglücklicherweise werden Sie feststellen, dass selbst wenn ein Prozess vorhanden ist, die Dinge nicht immer übereinstimmen. Häufig ist dies ein Ergebnis des Schrumpfens, ob ein Gegenstand beschädigt oder gestohlen wurde und in Ihrem Inventar niemals als solcher gekennzeichnet ist. Diese Zahlen sind wichtig, weil Sie einen Überblick darüber erhalten, wie viele Produkte im Laufe eines Jahres aus den Regalen verschwinden. Diese Informationen können Ihnen auch helfen, Maßnahmen zur Überwachung dieser Verluste zu ergreifen.
