Qualitätsprüfungen sind ein wichtiger Bestandteil, um kleinen Unternehmen dabei zu helfen, wachsen und gedeihen zu können, da sie eine Bewertung der Effizienz- und Kostenmanagementstrategien des Unternehmens ermöglichen. Unabhängig davon, ob sich das Audit auf Produkte oder Prozesse konzentriert, die Ergebnisse helfen den Managern, die Funktionsweise der Strategien zu bestimmen, die zugrunde liegenden Ursachen von Problemen zu erkennen und erforderlichenfalls Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Zu wissen, wie ein internes Qualitätsaudit durchgeführt wird, ist ein wichtiger Schritt, um den Erfolg Ihres Unternehmens sicherzustellen.
Vorläufige prüfung
Die Schritte, die Sie vor einer Qualitätsprüfung vor Ort durchführen, können die Wirksamkeit des Audits bestimmen. Der Prozess beginnt mit der Erstellung eines detaillierten Prüfplans, der als Roadmap für die Überprüfung vor Ort dient. Geben Sie die Zeitleiste, den Umfang der Prüfung und den Prüfungsort an. Sammeln und prüfen Sie schriftliche Dokumentation, einschließlich der Richtlinien für das Qualitätsmanagement für das Produkt oder den Prozess, Standardarbeitsanweisungen und Handbücher. Entscheiden Sie sich für eine vorläufige Liste persönlicher Interviews, die Sie während der Überprüfung vor Ort durchführen möchten. Beachten Sie, dass eine vorläufige Liste, die in der Regel den Abteilungsleiter oder Vorgesetzten und die wichtigsten Mitarbeiter umfasst, während der aktiven Überwachungsphase erweitert werden kann.
Prüfdokumente zusammenstellen
Jedes Prüfteammitglied sollte über eine Prüfliste sowie Formulare oder Tonbandgeräte verfügen, um Informationen während persönlicher Interviews aufzuzeichnen. Jedes Mitglied sollte auch Referenzdokumente wie Kopien der Standardarbeitsanweisungen besitzen. Eine Checkliste ist wichtig für das Aufzeichnen von Informationen und Beobachtungen sowie um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen. Während bestimmte Checklistenelemente je nach Abteilung, Produkt oder Prozess, die geprüft werden, variieren, besteht die Checkliste normalerweise aus Abschnitten, Bewertungselementen innerhalb jedes Abschnitts, einem Bewertungssystem und einem Platz für Kommentare. Zu den allgemeinen Abschnitten gehören die Abteilungsorganisation, die physische Arbeitsumgebung, Qualitätssystemkomponenten wie SOPs und Leistungstests.
Durchführung der Prüfung vor Ort
Die Überprüfung vor Ort konzentriert sich auf das Sammeln der Informationen, die Sie benötigen, um zu bestimmen, ob die betreffende Abteilung die Qualitätskontrollstandards einhält und etablierten Qualitätskontrollverfahren folgt. Diese Phase besteht aus Aktionsschritten, einschließlich Beobachtung, Test und Durchführung persönlicher Interviews. In den meisten Fällen erledigt das Auditteam bestimmte Aufgaben wie Leistungstests oder Qualitätsprüfungen und persönliche Interviews hinter den Kulissen. Dies hilft dem Team, den täglichen Betrieb so weit wie möglich zu unterbrechen. Es ist wichtig zu verstehen, dass wie bei persönlichen Interviews sowohl ein Prüfplan als auch eine Prüfliste in Umfang und Tiefe der Bewertung einbezogen werden können, je nachdem, was Sie während der aktiven Prüfphase feststellen.
Abschluss- und Folgeaktivitäten
Die „echte“ Arbeit beginnt, sobald die aktive Phase des Audits abgeschlossen ist. Die letzte Phase eines Qualitätsaudits beginnt mit einem Meeting, in dem die erforderlichen Schritte zur Korrektur von Qualitätsproblemen und problematischen Bereichen überprüft, angesprochen und festgelegt werden. Erstellen Sie einen Managementbericht, der diese Informationen ausführlich beschreibt. Sobald der Eigentümer und die Manager die Prüfergebnisse überprüft haben, sollte ein Strategietreffen abgehalten werden, in dessen Mittelpunkt die Analyse und Entscheidung liegt, wie - und manchmal auch - Lösungen für Qualitätsverbesserungen, die vom Prüfteam vorgelegt werden, integriert werden sollen.
